Merampungkan Rencana Pengelolaan

Anda mungkin telah memperhatikan ketika Rencana Pengelolaan Anda bahwa untuk setiap sasaran Anda menciptakan sebuah daftar tugas yang harus dijalankan. Setiap kegiatan dan rincian tugasnya harus diserahkan kepada satu atau lebih anggota tim proyek supaya diselesaikan pada tanggal tertentu di lokasi tertentu. Setiap tugas juga harus dibiayai.

Kadang-kadang akan membantu bila Anda mengatur tugas-tugas ini dalam cara yang berbeda untuk menonjolkan aspek-aspek informasi yang berbeda. Salah satu cara yang biasa dipakai adalah jadwal proyek. Sebuah contoh jadwal untuk proyek yang diberikan di atas adalah untuk Skenario Sabana. Walaupun jenis peragaan ini memakan waktu dalam menciptakannya, namun dapat mengilustrsikan secara grafis tugas-tugas apa yang diperlukan proyek untuk diselesaikan dalam waktu yang tepat dan langkah-langkah apa yang membatasi yang menghambatnya untuk maju ke depan.

Anda dapat membuat jadwal untuk keseluruhan proyek atau untuk tim-tim tunggal anggota staf di dalam proyek yang menunjukkan tugas yang menjadi tanggung jawab setiap orang. Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus tahu apa yang harus mereka lakukan dan di ana serta kapan dia harus melakukannya.

Para manajer proyek harus tahu apa yang dilakukan setiap staf, sehingga mereka dapat menggunakan sumber daya staf dan keuangan secara efektif tanpa melampaui komitmen kerja yang sewajarnya.

Juga akan sangat membantu untuk menciptakan anggaran bagi proyek Anda. Ada banyak cara di mana Anda dapat mengelola anggaran, dan Anda harus menggunakan sebuah sistem yang masuk akal. Salah satu proyek seperti digambarkan dalam contoh di atas. Bagi setiap sasaran Anda harus membuat daftar staf yang diperlukan, biaya-biaya lain apapun seperti perjalanan atau penginapan, atau perlengkapan yang diperlukan staf. Anda juga perlu mempunyai bagian terpisah untuk pengeluaran tetap (overhead) proyek yang tidak dapat dimasukkan ke dalam salah satu sasaran. Kemudian untuk setiap mata anggaran dalam daftar Anda tentukan unit apa yang akan Anda perlukan selama periode waktu yang dipertimbangkan dalam tabel anggaran. Kemudian Anda dapat menghitung biaya subtotal bagi setiap sasaran, demikian juga biaya proyek total. Mungkin Anda ingin membandingkan biaya ini dengan pemasukan Anda pada periode waktu yang sama untuk menjamin bahwa proyek Anda secara finansial tetap stabil.

Jadwal kegiatan proyek dan anggaran merupakan alat-alat yang sangat membantu untuk dipakai bersama Model Konseptual. Dalam membangun Rencana Pengelolaan, Anda harus menyeleksi faktor-faktor ancaman yang Anda anggap sebagai yang terpenting untuk diurus. Ketika membuat jadwal, mungkin Anda memerlukan staf sebanyak dua kali lipat dari yang Anda miliki saat ini. Atau dalam membuat anggaran, mungkin Anda temukan bahwa diperlukan tiga kali lipat jumlah uanguntuk menangani faktor-faktor yang saat ini Anda miliki. Bila situasi ini muncul, pada dasarnya Anda memiliki tiga pilihan: (1) Cari waktu yang lebih efisien atau cara yang lebih efisien atau cara yang lebih murah untuk mengurus faktor yang masih akan tetap efektif, (2) cari sumber keuangan baru untuk mengangkat staf baru atau untuk membiayai kegiatan Anda, atau (3) pilih sebuah faktor berbeda untuk ditangani. Rencana Pengelolaan terbaik di dunia tidak akan jalan bila Anda tidak memiliki waktu staf atau dana untuk menjalankannya.

Disarikan dari buku: Ukuran Keberhasilan “Merancang, Mengelola, dan Memantau Proyek-Proyek Konservasi dan Pembangunan”, Penulis: Richard Margoluis dan Nick Salafsky, Hal: 88-90.