Melakukan Pendekatan

Setelah anda menentukan jenis dana yang akan anda minta, kemudian anda siap untuk mengajukan permohonan dana tersebut. Bagian ini akan memberi anda saran-saran mengenai cara melakukan proses ini dengan tepat.

Pahamilah misi anda

Perusahaan yang mengevaluasi permohonan dana akan melihat tiga hal:

1. Apa usaha yang akan dilakukan oleh organisasi anda?
2. Bagimana stuktur organisasi anda, seperti: siapa yang ada dalam dewan pengurus atau siapa yang bertindak sebagai pengawas?
3. Apakah permintaan khusus yang diajukan?

Berdasarkan hal tersebut, anda harus memahami misi anda dan meringkasnya dalam dua kalimat. Jika anda tidak bisa melakukannya, ajaklah seorang rekan anda untuk ikut ‘memperbaikinya; (pastikan bahwa anda mendapat izin dari para pimpinan/ penasehat organisasi). Dalam hal ini mungkin anda membutuhkan bantuan dari pihak luar, baik itu seorang pencari dana profesional yang bisa membantu membuat mission statements (misi), seorang penulis berbakat, atau sekedar fasilitator yang baik yang mau mendengarkan dan memberi anda masukan.

Misi bukanlah bagaimana anda melakukan apa yang anda kerjakan, tetapi mengapa anda melakukannya. apa tujuan anda? Apa outcome/ hasil yang akan didapat? Untuk informasi lebih lanjut tentang misi, lihatlah buklet dalam seri ini yang berjudul Orgnisasi yang Sehat dan Dapat Dipercaya.

Surat Pengahantar

Surat penghantar harus berada paling atas dalam proposal anda. Surat penghantar harus jelas, ringkas dan tidak lebih dari satu halaman. Mungkin hal ini sulit, tetapi bukannya tidak mungkin untuk dilakukan dan hal ini memang sangat penting.

Rangkumlah poin-poin peting dalam surat dan pastikanlah gaya penulisan anda cukup menarik perhatian. Pada staf bagian dana (great officer) yang sibuk jarang mempunyai waktu untuk membaca keseluruhan isi permohonan sebelum memutuskan untuk menolaknya atau menyimpannya untuk dipertimbangkan lagi.

Dalam satu halaman, surat harus menunjukkan:

• Tujuan
• Kebutuhan
• Keberhasilan
• Hasil yang diharapkan dari suatu proyek
• Apa yang anda minta bagaimana anda akan menindaklanjutinya

Hampir seperti menulis puisi: anda sudah mempunyai sesuatu hal yang penting yang akan dikatakan, lalu ingin menunjukkan bahwa ada lebih banyak lagi hal yang harus dikatakan, dan membuat orang tertarik untuk membaca lebih lanjut. Jim Renie dari Gulf Canada Resource Limited menjelaskan hal tersebut sebagai berikut:

“Permohonan dana tidak perlu dikemas terlalu indah, namun yang lebih penting harus lengkap dan profesional. Semua kelompok, baik besar maupun kecil, bisa meminta dana dengan memberikan surat perkenalan, informasi mengenai kelompok bersangkutan, alasan dana dibutuhkan, sumber dana lain, laporan keuangan atau anggaran, dll. Hal ini cukup penting, jika sebuah kelompok ingin dipertimbangkan secara serius untuk medapatkan dana.”

Disarikan dari buku: Buklet Sumber Dana Kreatif (Buklet 5 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle (VSO) & Deborah Nolan (CUSO), Halaman: 15-17.