Bagaimana Mengelola Relawan?

Relawan, kekuatan ini sangat besar. Di dalamnya ada bertumpuk pengetahuan, beragam pengalaman, aneka keterampilan, dan juga segudang waktu. Mereka yang berhasil merekrut itu lalu menyatukan dan mengolahnya, berhasil membuktikan kekuatan yang tadinya tersembunyi menjadi kekuatan yang benar-benar hadir baik bagi organisasi maupun masyarakat.

Apa Itu Relawan?

Relawan adalah orang yang tanpa dibayar menyediakan waktunya untuk mencapai tujuan organisasi, dengan tanggung-jawab yang besar atau terbatas, tanpa atau dengan sedikit latihan khusus, tetapi dapat pula dengan latihan yang sangat intensif dalam bidang tertentu, untuk bekerja sukarela membantu tenaga profesional.

Apa Alasan Menjadi Relawan?

Ragam alasan yang mendorong seseorang memutuskan dirinya menjadi relawan sangat bervariasi, umumnya:

• Mencari tambahan pengalaman, pembelajaran, dan kepuasan pribadi.
• Mencari kemajuan profesional, menciptakan keterampilan kerja, dan memperluas jaringan profesional.
• Menikmati interaksi sosial, misalnya bertemu dengan banyak orang baru.
• Mempelajari tentang masyarakat, negara, atau komunitas baru.
• Menjadi bagian dari perubahan positif bagi masyarakatnya, karena terdorong untuk memenuhi nilai-nilai “berbagi dan peduli”.
• Membangun pemberdayaan dan kepercayaan diri.
• Memenuhi syarat-syarat untuk menyelesaikan pendidikan maupun pengalaman kerja.
• Bahkan sekedar untuk mendapatkan kesibukan.

Apa Harapan Para Relawan?

Setiap relawan selalu mememiliki harapan pada saat mereka menyisihkan apa yang mereka miliki untuk pekerjaan yang anda tawarkan, yaitu:

• Pengakuan dan masukan tentang kinerja mereka.
• Kondisi kerja yang memuaskan dan aman.
• Memperoleh uang saku sekedarnya berdasarkan kebijakan dan prosedur organisasi. Jika suatu organisasi memutuskan tidak memberikan uang saku, maka relawan harus mengetahui hal ini sebelum mereka mulai bekerja.

Apa Alasan Organisasi Membutuhkan Relawan?

Perjelas alasan dan niat organisasi mengapa membutuhkan relawan Ini merupakan tahap awal yang sangat menentukan kelancaran dan kesuksesan anda dalam merekrut dan merawat relawan. Pastikan anda dan seluruh staf organisasi mengetahui betul alasan organisasi untuk melibatkan relawan dalam kegiatan. Identifikasi yang jelas akan memudahkan anda dalam memilih pekerjaan yang akan dilakukan relawan, menentukan kualifikasi, merancang pola rekrutmen, membangun mekanisme pengelolaan dan perawatan, serta metode monitoring dan evaluasi. Maka jangan ragu untuk menginvestasikan waktu dan pikiran anda saat manapaki tahap ini.

Dari pengalaman banyak organisasi, ada banyak alasan mengapa mereka membutuhkan relawan, bisa saja:

• Keterbatasan ekonomis dan membutuhkan tenaga pelaksana dalam jumlah yang besar.
• Memperluas dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
• Memperkuat keterlibatan masyarakat.
• Memperkuat nilai independensi: relawan sering dipandang sebagai pihak yang tidak mencari keuntungan.

Cobalah untuk mendiskusikan lebih mendalam untuk mengidentifikasi semua aspek yang terkait, seperti:

• Tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
• Manfaat yang akan diterima organisasi.
• Jenis pekerjaan yang akan ditangani oleh para relawan, dan jenis keterampilan yang dibutuhkan.
• Wilayah kerja relawan.
• Berapa banyak relawan yang dibutuhkan.
• Kemampuan organisasi untuk mengelola.
• Kesiapan staf bekerjasama dengan relawan.
• Serta dana yang dibutuhkan.

Bagaimana Merekrut Relawan?

Merekrut

Setelah memiliki rencana yang jelas tentang pelibatan relawan dalam pekerjaan organisasi, tahap berikutnya anda akan mulai mempublikasikan rencana itu. Sebaiknya anda tidak menyepelekan wilayah sebaran dan isi informasi yang anda keluarkan, karena sangat mempengaruhi kualitas calon relawan yang bisa anda pilih nantinya. Beberapa aspek dibawah ini perlu anda perhatikan dalam proses rekrutmen:

• Jangan menunggu, ajaklah. Rancanglah kalimat yang anda gunakan sehingga tidak  terkesan memohon, tetapi menggugah keinginan calon relawan untuk berbagi dan membantu. Ingatlah anda mencari orang yang sungguh-sungguh ingin membaktikan diri kepada masyarakat.
• Pilihlah calon relawan yang sungguh-sungguh berminat dan benar-benar bersedia menyisihkan waktunya.
• Jangan terburu-buru membuat rencana dan mengorganisirnya.
• Sampaikan dengan jelas tugas dan beban kerja yang akan menjadi tanggung jawab mereka.
• Jelaskan juga imbalan dan konsekuensi dari pekerjaan yang akan mereka lakukan.
• Tentukan informasi tentang keterampilan, pengalaman, dan kelengkapan yang harus dimiliki oleh relawan, serta pelatihan yang anda berikan.
• Susunlah tahapan kegiatan rekrutmen dan waktunya.
• Buatlah formulir pendaftaran yang mencatat data calon relawan.

Penyaringan dan Wawancara

Penyaringan dan wawancara terhadap calon relawan dapat menunjukkan kepada mereka bahwa anda menangani proyek dan menghargai waktu mereka dengan serius. Agar proses ini berjalan baik, ada patutnya anda memperhatikan hal berikut:

• Menyusun daftar pertanyaan.
• Membuat lembar pencatatan wawancara.
• Menugaskan staf yang kompeten untuk mewawancarai calon relawan.

Apa Hak bagi Relawan?

Pengenalan dunia kerja

Jangan meremehkan tahapan ini. Dalam tahap ini anda tidak hanya memberikan penjelasan teknis pekerjaan saja, tetapi juga, anda sedang membangun rasa memiliki, dan status. Tahapan ini sangat penting dalam meningkatkan komitmen mereka untuk benar-benar menampilkan kemampuan terbaik dalam menyelesaikan pekerjaan. Ingatlah bahwa komitmen merupakan faktor yang sangat menentukan dalam sistem kerelawanan.

Pelatihan

Pelatihan amat mempengaruhi rasa percaya para relawan kepada organisasi dan diri mereka dalam bekerja. Rancanglah pelatihan secara sistematis, terukur, dan terencana sehingga tidak memboroskan sumberdaya organisasi. Beberapa jenis pelatihan yang bisa anda berikan kepada relawan adalah: teknis kerja dan penguasaan alat, manajemen, kepemimpinan, dan juga komunikasi.

Memberikan Tantangan Kepada Relawan

Membagi beban kerja dan tanggung jawab kepada relawan merupakan seni tersendiri dalam manajemen organisasi. Anda dituntut untuk bisa merancang stretegi, mekanisme, dan cara berkomunikasi yang tepat sehingga proses ini menjadi lancar. Kesalahan dalam proses ini alih-alih akan memberikan manfaat kepada organisasi, malahan akan menimbulkan masalah yang akan memakan sumberdaya.

Beberapa pertimbangan berikut akan membantu anda dalam memberikan tugas kepada relawan:

• Berikan pekerjaan yang benar-benar sanggup mereka kerja sebagai tugas pertama.
• Serahkan tugas-tugas beresiko tinggi kepada relawan yang berpengalaman terlebih dahulu.
• Serahkan tanggung jawab pimpinan proyek hanya kepada relawan yang benar-benar pengalaman, jika tidak ada sebaiknya untuk sementara waktu dipegang oleh staf.
• Sampaikan dengan jelas dan terbuka.

Pengakuan

Tanamkan selalu hal ini dalam pikiran anda: pengakuan, pengakuan, pengakuan.

Pengakuan merupakan imbalan yang paling dihargai oleh para relawan tanpa harus berlebihan. Anda ditantang untuk bisa memberi pengakuan dengan cara yang unik, tidak selalu berbentuk uang, piagam, atau selembar kertas formal. Anda bisa mencoba beberapa pendekatan di bawah ini untuk memberikan pengakuan:

• Membangun kedekatan staf dan pimpinan organisasi dengan relawan.
• Meninjau secara rutin mengenai hasil, proses, dan suasana kerja.
• Membuat acara makan siang, minum kopi, rujakan, atau kegiatan refreshing di luar kantor untuk merayakan keberhasilan.
• Membuat plakat yang memuat semua nama relawan.
• Membuat kartu ucapan. Buatan pribadi akan memberikan kesan mendalam bagi relawan.
• Merancang program “relawan bulan ini”.
• Menampilkan foto-foto mereka di saat bekerja dan dalam suasana bersama,
• Membuat hadiah-hadiah kecil.
• Menawarkan kesempatan berkembang secara profesional.
• Memberitakan kegiatan mereka di media massa.
• Menyediakan minuman dan makanan ringan bagi mereka di saat bekerja.
• Memberikan sertifikat.
• Memberikan imbalan uang jika memang organisasi anda mampu, walaupun sekedar mengganti biaya transportasi.

Evaluasi

Evaluasi kegiatan, proses kerja, dan capaian secara periodik, partisipatif, dan terbuka. Selain untuk mengukur pencapaian kegiatan atau program, evaluasi juga merupakan sebuah langkah pengakuan dan penghargaan.

Catatan Penting Bagaimana Mengelola Relawan

Kekuatan para relawan terletak pada kemampuan organisasi untuk menjaga, menumbuhkan, dan mengelola mereka. Di sinilah manajemen organisasi anda akan sangat menentukan bagaimana tim relawan anda bisa bekerja optimal. Beberapa cerita sukses mencatat bahwa hal-hal di bawah ini sangat membantu mereka mengelola relawan:

• Menyediakan kontrak kerja yang jelas.
• Membuat aturan yang jelas dan terbuka.
• Membuat administrasi personalia dan kerja dengan baik.
• Menyediakan peralatan kerja dan keselamatan yang memadai.
• Menyelesaikan masalah secara terbuka dan persuasif, jangan biarkan masalah mengambang di antara mereka atau antara mereka dengan organisasi.
• Memabangun dan melaksanakan secara konsisten mekanisme pertanggungjawaban kerja.

Sumber: Kelas Kyutri, Jumat, 12 April 2013.