Penyusunan Rencana Kerja

Proses menyusunan rencana kerja dalam organisasi sebaiknya dilakukan setelah perencanaan di tingkat kelompok sasaran selesai dilakukan. Perencanaan yang dilakukan dalam organisasi sifatnya adalah mendukung program-program yang dilakukan di lapangan. Misalnya berapa staf yang diperlukan, berapa besar biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, jenis keahlian apa yang diperlukan, dan lain-lain. Rencana kerja organisasi akan lebih mengembangkan hal-hal tersebut di atas, untuk memenuhi kebutuhan program yang akan dilakukan.

Proses penyusunan rencana kerja dalam organisasi hendaknya diikuti oleh semua staf yang ada kaitannya dengan program yang akan dilakukan. Aspirasi, kritik, saran maupun harapan dari staf sangat penting dalam membantu organisasi dalam menentukan kebijakan dan strategi. Hal tersebut juga merupakan perwujudan proses perencanaan dari bawah.

Berdasarkan kedua hal tersebut di atas, maka proses perencanaan dalam organisasi dapat dilakukan sebagai berikut:

Analisa permasalahan

Dalam analisa permasalahan ini dapat ditujukan kepada dua aspek yaitu manajemen organisasi dan manajemen program. Kedua aspek tersebut agak sulit untuk dipisahkan, karena keduanya saling mempengaruhi, saling melengkapi dan saling membutuhkan. Manajemen program pada tingkat kelompok masyarakat memerlukan dukungan yang tepat dari manajemen organisasi agar program-program dalam masyarakat dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sebaliknya manajemen intern organisasi pedu masukan yang segar dari pelaksanaan program di lapangan agar organisasi tidak mandul. Dengan demikian, dialog terbuka antara petugas lapangan dengan para eksekutif perlu diselenggarakan sungguh-sungguh dan terencana, agar masalah-masalah yang bersangkutan dengan manajemen program dan manajemen organisasi dapat dirumuskan secara tepat, dapat diketahui sebab-sebabnya serta dapat pula diketahui seberapa jauh kemampuan organisasi untuk mengatasinya.

Penentuan prioritas masalah

Pada waktu mengadakan analisa masalah, tentu ditemukan banyak masalah. Akan tetapi jelas tidak mungkin organisasi dapat menyelesaikan semua masalah sekaligus.Untuk itu perlu dipilih mana masalah yang strategis dan mana yang tidak strategis. Masalah yang strategis mendapatkan prioritas yang tinggi untuk diselesaikan lebih dahulu. Sedangkan masalah yang kurang strategis baru diselesaikan kemudian. Sebab masalah yang strategis kalau dapat dipecahkan akan berakibat dapat dipecahkannya masalah lain yang bersifat sampingan, paling tidak akan dipermudah penyelesaiannya. Pemilihan masalah mana yang akan diatasi terlebih dahulu juga didasarkan pada kemampuan ataupun potensi yang dimiliki oleh organisasi. Kecuali berdasarkan kemampuan organisasi, untuk menentukan prioritas penanganan berbagai masalah, perlu diperhatikan hal berikut:

• Tingkat kegawatan masalah (makin gawat makin mendapat prioritas tinggi).
• Tmgkat mendesaknya/urgensi suatu masalah (makin mendesak makin mendapat prioritas tinggi).
• Tingkat penyebaran masalah (makin tinggi tingkat penyebarannya makin dapat prioritas tinggi).

Untuk menilai suatu masalah, dapat digunakan kriteria tersebut dengan memberikan score/nilai. Score yang digunakan berkisar antara 0 sampai 5. Cara menilai untuk masing-masing kriteria adalah:

• Tingkat kegawatan, semakin gawat semakin tinggi nilainya.
• Demikian pula untuk urgensi dan tingkat penyebaran, semakin tinggi urgensinya dan penyebarannya, semakin tinggi nilainya.
• Kemampuan lembaga yang menangani, semakin mampu semakin tinggi nilainya, tetapi apabila tidak mungkin sama sekali berarti nilainya 0 (nol).

Setelah keempat kriteria tersebut masing-masing nilai dijumlahkan, dengan jalan mengalikannya. Masalah yang mendapat nilai paling tinggi, berarti prioritas untuk segera ditangani.

Merumuskan rencana kerja

Setelah analisa masalah dan penentuan prioritas penanganannya, kita siap merumuskan rencana kerja yang akan kita lakukan dalam tahun anggaran yang akan berjalan. Dalam perumusan rencana kerja, sekaligus dapat dibagi dalam dua bagian yaitu yang menyangkut masalah manajemen dalam organisasi dan manajemen untuk program. Rencana kerja yang telah dirumuskan tersebut akan menjadi acuan kegiatan dalam tahun yang bersangkutan, sekaligus sebagai tolok ukur keberhasilan yang dicapai organisasi, pada saat evaluasi di akhir tahun.

Merumuskan kebijakan

Kebijakan yang diambil, sesuai dengan pengertian kebijakan seperti diuraikan di atas, hendaknya mendukung kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Kebijakan biasanya dirumuskan oleh para penentu kebijakan dalam organisasi, tentu saja juga berdasarkan masukan-masukan dari staf yang ada.

Merumuskan strategi

Strategi lebih merupakan diskripsi atau penjabaran dari kebijakan yang diambil. Dengan demikian, rumusan strategi lebih bersifat memberikan petunjuk tentang bagaimana pengoperasionalan kebijakan. Rumusan strategi dapat berupa altematif, hingga tidak setiap strategi yang ditentukan harus dilakukan, tetapi bisa dipilih sesuai dengan perkembangan situasi, sejauh tidak menyimpang dari kebijakan yang ada.

Menyusun langkah kegiatan / langkah operasional

Langkah kegiatan merupakan penjabaran dari strategi yang telah dipilih. Dalam menyusun langkah, perlu dipertimbangkan langkah yang efisien atau langkah yang strategis.

Sehingga ungkapan sekali dayung dua pulau terlampaui, betul-betul diharapkan dapat menjadi kenyataan di sini. Yang dimaksud langkah kegiatan strategis adalah, satu langkah kegiatan yang apabila diletakkan dapat mengatasi beberapa persoalan sekaligus. Dari rencana kegiatan, kebijakan dan strategi di atas, dapat dirumuskan langkah-langkah yang dapat diambil.

Membuat time-schedule

Kecuali untuk memudahkan mengelola waktu, time-scheduling juga membantu kita mengelola staf yang ada. Jangan sampaidalam waktu bersamaan, banyak pekerjaan yang harusdiselesaikan, sedangkan pada waktu lain, tidak ada pekerjaanyang ditangani. Kalau hal itu terjadi berarti pada saat itu para staf sangat sibuk tetapi pada saat lain tidak berbuat sesuatu.

Menyusun Rencana Anggaran Belanja

Dalam menyusun rencana anggaran belanja, perlu diperhatikan dan diusahakan, agar kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan bersamaan dengan masyarakat, dapat pula dibeayai bersama masyarakat.

1. Bagian-bagian kegiatan yang kiranya dapat dibeayai sendiri oleh target group, hendaknya tanggung jawab pembeayaan dibebankan kepada mereka, sedangkan organisasi hanya sebagai pelengkap saja.
2. Hal ini kiranya penting, karena dengan cara ini kita mendapatkan beberapa keuntungan, antara lain:

• Rasa pemilikan kelompok sasaran terhadap program akan semakin tinggi, karena mereka merasa ikut membeayai, sehingga kelestarian programpun diharapkan akan terjaga.
• Untuk menghilangkan kesan, bahwa organisasi/lembaga merupakan sumber dana yang dapat mempunyai semua program.
• Untuk menanamkan kepercayaan, bahwa masyarakat sebetulnya mampu untuk berswadaya.
• Bagi organisasi sendiri berarti suatu penghematan.

Untuk organisasi juga harus mampu melihat sumber-sumber dana di masyarakat, dan membantu masyarakat untuk mengenali, menggali dan memanfaatkannya secara produktif.

Disarikan dari buku: Pengembangan Masyarakat untuk Para Manajer, Penerbit: YIS, Halaman: 74-80.