Mengapa Pengelolaan ICT Harus Lebih Diperhatikan?

Bagi seorang Manager sangatlah penting menghadapi suatu keputusan tentang Information and Communications Technology (ICT). Hal ini terlalu penting untuk diabaikan begitu saja, bahkan oleh orang-orang yang merasa mereka tidak tahu banyak tentang hal tersebut. Tetapi mengapa kita mengkhususkan tentang ICT? Ada beberapa alasan :

1. ICT sangatlah diperlukan dan penting. ICT bukanlah merupakan pilihan. Sebagian besar organisasi menggunakan ICT secara intensif, tetapi sebagian besar kurang begitu menggunakan ICT secara intensif. Tetapi pada nantinya, semua akan menjadi lebih banyak tergantung pada perkembangan teknologi komputer dimasa depan.
2. ICT itu Mahal. Hal ini tidak hanya menyangkut biaya Hardware dan Software saja, tetapi juga diperlukan pelatihan dan dukungan yang berupa kebutuhan akan perangkat atau peralatan yang dapat menjadi suatu keberhasilan dan kesuksesan. Saat ini staff yang menggunakan ICT menjadi salah satu sumber daya yang paling penting dalam suatu lembaga, dan ICT mungkin bisa menjadi salah satu bagian yang paling besar memakan biaya yang tersedia.
3. ICT itu Rumit. Seperti yang kita semua tahu, ICT bisa saja menjadi sangat sulit dan secara teknis akan membuat kita menjadi canggung. Oleh karena itu diperlukan untuk pemanfaatan dalam mengembangkan potensi keterampilan secara khusus.
4. ICT digunakan untuk Mengelola Informasi. Ini merupakan Isu ; dimana ada beberapa orang yang akan berdebat tentang fakta dilapangan, bahwa informasi sangatlah penting bagi organisasi. Kebanyakan orang, terutama yang berada dilembaga informasi dan lembaga yang memberikan saran bahwa Informasi adalah bagian dari Bisnis kami; itu adalah alasan keberadaan kami disini. Keberhasilan kami dalam mengelola informasi jauh lebih baik adalah yang menentukan kesuksesan kami dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada publik.
5. ICT digunakan untuk Berkomunikasi. Komputer dalam lembaga akan mengalami Evolusi, yang biasanya hanya digunakan sebagai pengganti Mesin Tik, menyimpan data, memanipulasi informasi dan data akan berkembang menjadi bagian utama dimana kita bisa berinteraksi dengan orang lain. Dari email ke pesan instant, website untuk Voive Over IP (VOIP), ICT adalah membentuk cara organisasi untuk berkomunikasi baik itu internal dengan klien, penyandang dana dan pemangku kepentingan lainnya.

Fokuslah Pada Tujuan Anda

Tidak peduli seberapa penting dan sulitnya ICT, kita tidak boleh melupakan fakta bahwa itu hanyalah merupakan alat untuk mencapai tujuan dan bukan berarti untuk mengakhiri tujuan itu sendiri.

Hal itu harus dipandang sebagai alat, untuk memenuhi atau memungkinkan suatu organisasi dapat mencapai tujuannya, dan ICT itu sendiri tidak akan ada gunanya kalau kita tidak melakukan hal tersebut. Kita harus mencurahkan waktu dan energi untuk mengelola ICT dan kita harus mempunyai keterampilan teknis yang baik untuk mendapatkan yang terbaik; “kami banyak menghabiskan uang untuk hal tersebut” – Tapi untuk menggunakan ICT tidak harus terdorong dari adanya ICT itu sendiri tapi terdorong oleh kebutuhan kita.

Jadi, dalam mengembangkan pendekatan untuk mengelola ICT, kita harus memastikan bahwa penggunaan ICT didorong oleh tujuan organisasi. Paling terburuk adalah ICT merupakan strategi yang bisa menjadi kata pengantar menuju daftar belanjaan baru. Dimana tujuan anda harus didahulukan dan mereka yang akan menentukan apakah keputusan dan tindakan anda sudah tepat.

Sebuah Frase dari Dunia Komersial mengatakan bahwa tidak ada Project ICT, yang ada hanya ICT dalam bentuk Bisnis Project.

Kita bisa mengartikan didalam sektor Non-Profit bahwa ICT bukanlah suatu project, hanya project-projectlah yang bisa membantu untuk menyampaikan misi anda.

 Tujuan tidaklah harus luas dan Ambisius – Tujuan bisa menjadi sesuatu yang sangat sederhana, seperti :

• Membuat suatu dokumen tertulis lebih efisien.
• Mengelola kegiatan akuntansi dan kegiatan membuat anggaran,sehingga anda memiliki informasi yamg lebih baik tentang keuangan.
• Menyimpan data kontak klien anda lebih akurat dan lebih terinci.
• Meningkatkan komunikasi didalam lembaga dan antar lembaga lainnya.

Contoh

Sebuah lembaga beralih untuk menggunakan ‘Desk Top Publishing’ (DTP). Sebuah aplikasi dari Serif Page Plus menjadi Quark Express. Ini berdasarkan atas rekomendasi dari para staff yang merasa bahwa aplikasi Quark Express lebih mudah digunakan untuk membuat layout berita dan brosur.

Pada saat yang sama,Komite Manajemen memutuskan untuk berkolaborasi secara resmi dengan lembaga lain. Dan ini akan melibatkan untuk berbagi informasi dan materi tentang pelatihan.

Kemudian terjadi bahwa pada lembaga lainnya menggunakan jaringan Microsoft Publisher sebagai aplikasi mereka (DTP) lebih terjangkau dan mudah bagi mereka yang menggunakannya ketimbang dengan Quark Express.

Dalam mentransfer materi (dokument) pun akan mengalami masalah yang cukup besar antara aplikasi Quark dan Publisher. Dan yang pasti akan cukup membuang waktu yang sangat besar setiap kali dokumen akan dikirim ataupun dibagikan.

Penggunaan aplikasi Desk Top Publishing (DTP) haruslah dipilih dan diputuskan oleh Komite Manajemen dalam membuat kebijakan yang merujuk pada kompabilitas kebutuhan pada jaringan. Tanpa suatu panduan dan bimbingan, pada akhirnya akan timbul adalah ‘Tehnikal’ dalam pengambilan keputusan yang akan membuat frustasi lembaga secara keseluruhan tentang tujuan yang nanti akan dicapai.

Sumber: Lasa: Managing ICT , Penulis: Paul Ticher dan Martin Jones, Alih Bahasa: Sugeng dan Dinni.