Mengapa Anda Memerlukan Strategi ICT?

Hal ini sering direkomendasikan bahwa organisasi haruslah memiliki ‘Strategi ICT’. Kadang bisa disebut juga Rencana Teknologi. Hal ini jauh lebih baik untuk menetapkan pedoman dan prinsip-prinsip dasar yang kemudian memastikan bahwa staff dan manger mempunyai kemampuan untuk diterapkan secara efektif.

Kami menyarankan bahwa yang paling penting adalah keputusan yang mengikat individu pada ICT untuk menjelaskan tujuan yang masuk akal bagi organisasi secara keseluruhan. Tujuan utama dari organisasi non profit adalah untuk memberikan pelayanan yang baik. Baik itu tertulis atau pun tidak tertulis sebagian besar memiliki ide bagus tentang ‘Pelayanan yang Baik’ secara khusus. Idealnya secara umum suatu tujuan akan memberikan karakter serta budaya dalam lembaga tersebut.

Sebelum anda menggunakan ICT dengan efektif, maka organisasi anda harus memiliki tujuan yang jelas terlebih dahulu.

Sangat jelas bahwa Lembaga dapat melihat tujuannya, proses perencanaan yang mudah untuk menilai ICT dapat sesuai untuk membantu tercapainya tujuan. Ini mungkin bisa saja berarti bahwa ICT tidak punya banyak peran sama sekali – atau bahwa ICT mempunyai peran penting dalam beberapa bagian dari organisasi. Yang terpenting adalah memiliki dasar untuk membuat keputusan ini.

Berikutnya, sangat relatif mudah yaitu tahap untuk mengembangkan suatu kebijakan sebagai kerangka kerja untuk semua pengambilan keputusan yang berkaitan dengan ICT. Setelah hal ini diadopsi, mereka harus bisa memandu para pengambil keputusan ditingkat manapun.

Apakah itu ada hubungannya untuk melakukan suatu penganggaran, pembelian, pelatihan atau apa pun itu. Demikian pula dengan kebijakan dapat diadopsi dari informasi yang bersifat isu. Seperti bagaimana cara lembaga mencatat informasi dari kliennya dan kasusnya atau cara memperoleh informasi tentang kebutuhan bagi pekerja.

Seringkali keputusan yang anda buat dan dibutuhkan untuk ICT sangatlah banyak dan rutin, seperti ; apakah kita perlu mengganti printer yang sudah lama dengan yang baru ? Jenis peralatan apa yang kita butuhkan untuk staff baru? Apakah kita membutuhkan pelatihan untuk hal ini ?

Kadang-kadang anda menyadari bahwa anda telah mencapai titik dimana pengambilan keputusan adalah hal utama yang diperlukan. Anda mungkin telah mengidentifikasikan salah satu aspek tertentu dari bagian organisasi anda yang sangat membutuhkan perhatian atau seseorang telah mengusulkan pengembangan baru yang lebih radikal, jelas dan luas dampaknya.Seperti : Haruskan kita mengubah database utama klien ? Apakah kita perlu memperbaharui sistem keuangan ?

Ada kalanya kita perlu mundur sejenak untuk mengumpulkan informasi, konsultasi secara luas pada pilihan dan implikasi, menulis sesuatu agar lebih detil, terinci serta rencana strategis jangka panjang. Dalam hal ini setiap perkembangan ICT harus jelas hubungannya,dengan cara informasi itu dikumpulkan, disimpan dan digunakan dalam organisasi. Dan pada bagian terakhir anda mungkin akan mengembangkan strategi ICT untuk semua kegiatan anda.

Lain halnya bila meninjau secara keseluruhan dimana lembaga menyadari bahwa mereka telah membuat kesalahan dengan membeli peralatan dan perlengkapan sedikit demi sedikit selama bertahun-tahun. Mungkin karena mereka tidak memiliki uang atau budget untuk ICT kecuali bila itu termasuk dalam pembelian komputer baru, biaya baru untuk project dan kebutuhan lainnya diluar yang telah ditentukan.

Sebuah rencana akan mempunyai suatu argumen untuk membantu dan membenarkan bahwa setiap elemen pada ICT diikutsertakan dalam penawaran untuk pendanaan.

Sumber: Lasa: Managing ICT , Penulis: Paul Ticher dan Martin Jones, Alih Bahasa: Sugeng dan Dinni.