Mekanisme Kerja Organisasi

Mekanisme kerja dalam suatu organisasi, adalah perwujudan atau penjabaran dari struktur organisasi yang telah ditentukan. Jelas di sini terdapat kaitan yang sangat erat antara struktur organisasi dengan mekanisrne kerja. Mekanisme kerja, bagaimanapun memang perlu ditetapkan, agar arus lalu lintas informasi maupun pendelegasian tugas dapat berjalan pada alur yang tepat. Bila mekanisme kerja yang telah disepekati dilanggar, akan dapat mengakibatkan hubungan yang kurang baik di antara para anggota staf atau antara staf dengan manajer/pimpinan. Seorang rekan, yang menjabat sebagai project officer di suatu LPSM, pernah bercerita:

“Dalam organisasi, telah disepakati bahwa laporan-laporan yang datang dari staf kepada pimpinan (baik tertulis maupun lisan) harus melewati dia sebagai project officer. Ketentuan ini juga merupakan salah satu bentuk perwujudan dari sistem desentralisasi dalam lembaganya. Akan tetapi pada suatu saat, karena pimpinan dari lembaga tersebut keburu ingin mendengar informasi dari lapangan, maka sang pimpinan langsung mencari informasi kepada staf.

Yang menjadi masalah bukan pada pencarian informasi langsung tersebut, tetapi sang pemimpin langsung memberikan tanggapan kepada staf, dan tanggapan tersebut agak berbeda dengan yang telah digariskan oleh sang project officer. Akibat dari tindakan sang pimpinan tersebut staf menjadi bingung dan juga menyudutkan posisi project officer.

Tentu, kasus di atas hanyalah merupakan salah satu contoh. Banyak kasus semacam itu yang dilakukan oleh seorang pimpinan (yang pada hakekatnya merupakan penyalahgunaan dari mekanisme kerja yang telah disepakati) dapat menimbulkan ketegangan-ketegangan yang sebetulnya tidak perlu terjadi. Untuk menghindari hal-hal tersebut di atas, beberapa hal perlu diperhatikan, antara lain:

1. Mekanisme kerja yang sudah disepakati, betul-betul perlu dipahami oleh seluruh staf, sehingga tahu persis kepada siapa mereka harus memberikan informasi atau dari mana mereka harus menerima penugasan.
2. Akan lebih baik jika penyusunan dan penetapan mekanisme kerja dilakukan bersama-sama oleh seluruh staf, hingga mereka juga tahu persis alasan-alasan mengapa mekanisme tersebut yang digunakan.
3. Mekanisme kerja, bagaimanapun juga akan menimbulkan birokrasi baru. Yang perlu dihindarkan di sini adalah polarisasi hubungan antar personal organisasi, yang dapat menjurus kepada kekakuan hubungan ataupun pergaulan.
4. Dalam keadaan tertentu bisa saja terjadi penyimpangan-penyimpangan terhadap mekanisme kerja yang ditetapkan. Kalau hal tersebut terjadi bagi yang melakukan penyimpangan (siapapun mereka itu) perlu segera mengadakan koreksi untuk menanggulangi akibat negatif yang mungkin timbul.