Jenis-jenis Direct Mail

Meskipun bentuk surat cukup beragam, namun jenis surat menyurat dapat dibagi menjadi dua kelompok utama:

Menarik anggota baru (Prospect/ acquisition Mailing)
Meminta kembali para mantan anggota untuk bergabung dan memberi sumbangan lagi (Resolicitation Mailing)

1. Prospect/ Acquisition Mailing berusaha membujuk para penerima surat memberikan kontribusi untuk yang pertama kalinya kepada organisasi, kemudian menjadi anggota. Jenis prospect mailing itu bermacam-macam, dan di Amerika Utara ada 50.000 hingga 1.000.000 surat. Mereka dikirimi surat secara tidak teratur (dari dua hingga enam kali dalam setahun) dan tingkat tanggapan berkisar 0,5 – 2,5 persen, keberhasilan diukur dari jumlah anggota baru yang diraih.
   Jenis surat ini merupakan investasi jangka panjang karena para anggota yang baru bergabung akan tetap bergabung menjadi anggota selama dua sampai tiga tahun. Dalam jangka waktu tersebut, para tambahan, dan mereka rata-rata memberi bantuan sekitar 1,5 – 2 kali lebih besar daripada bantuan pertama mereka. Penelitian juga menunjukan bahwa setiap bergabung menjadi anggota dibandingkan dengan anggota yang diperoleh melalui cara lain.
2. Jenis surat yang kedua adalah Resolicitation Mailing. Surat ini mencoba untuk mengumpulkan para mantan anggota supaya dapat aktif kembali. Jenis surat ini disebut juga Spesial Appeal dan digunakan khususnya untuk program-program organisasi tertentu yang ingin didukung para donor, dengan catatan surat ini digunakan untuk sembarangan meminta sejumlah uang! Surat ini cenderung lebih mahal dan dikirimkan dalam jumlah yang lebih sedikit (3.000 hingga 300.000 surat di Amerika Utara). Tingkat tanggapanya biasanya sekelompok kecil penerima yang dipilih berdasarkan pada kemungkinan dukungan mereka. Hal ini dilakukan untuk memperoleh hasil yang maksimal dan meningkatkan efektivitas biaya surat.

Disarikan dari buku: Buklet Sumber Dana Kreatif (Buklet 5 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle (VSO) & Deborah Nolan (CUSO), Halaman: 4-5.