Perencanaan Strategis Organisasi

Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang paling penting, dimana manajer mengarahkan detil operasi dari organisasi setelah menentukan tujuan dasar dan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan Strategis telah menjadi kebutuhan yang tak dapat dipisahkan dalam pengelolaan manajemen. Mengetahui cara dalam pembuatan perencanaan strategis memberikan wawasan yang baik bagi semua lini manajer.

Anda perlu membuat sebuah rencana … sebuah rencana strategis. Ini adalah cetak-biru dari kegiatan, strategi dan rencana kerja bagi organisasi anda atau bisnis anda yang dirancang agar anda bisa meraih tujuan anda secara efisien, bijaksana, dan berbiaya efektif. Rencana Strategi sebaiknya dibuat dengan mengikuti pendekatan empat langkah sederhana:

a. Membuat MISI

Misi adalah versi ringkas dari keseluruhan rencana anda. Misi harus merangkum dengan jelas siapa anda, apa tujuan yang ingin anda raih dan bagaimana anda akan melakukannya. Jangan terlalu panjang dan rumit. Seperti namanya, misi harus ringkas: sebuah ‘pernyataan’ .

b. Mengidentifikasi TUJUAN (GOAL) yang akan membimbing anda kepada misi

Tujuan merupakan turunan dari misi. Segala sesuatu dalam misi yang menunjukkan organisasi anda harus ‘berada ditempat tertentu’ (mencapai hal pada tahap tertentu) selama jangka waktu tertentu membutuhkan tujuan. Contohnya, jika misi organisasi anda menyatakan bahwa organisasi akan menjadi ‘penyedia utama pelayanan jasa konsultasi di Indonesia’, maka salah satu tujuan anda seharusnya adalah ‘meningkatkan pasar jasa konsultasi menjadi X% pada tahun 20XX’.

c. Menentukan SASARAN (OBJECTIVES) yang akan membantu anda meraih tujuan

Sasaran adalah sesuatu yang mendorong anda mencapai tujuan. Tanpa sasaran maka cita-cita anda hanya akan mengapung di angkasa dan tidak akan pernah tercapai. Sasaran menjadi cara untuk mencapai tujuan dan pada akhirnya mencapai misi anda.

d. Membuat RENCANA KERJA yang mendorong anda mencapai sasaran

Rencana kerja tidak selalu tercantum dalam rencana strategi, tetapi pasti ada gunanya. Sayangnya, rencana kerja juga sangat menyita waktu. Sebuah rencana kerja adalah penjelasan terinci tentang kegiatan tertentu yang diperlukan untuk memenuhi sasaran yang direncanakan. Rencana kerja mencakup permasalahan tertentu dan pada dasarnya dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang harus dikerjakan?
• Bagaimana mengerjakannya?
• Siapa yang akan mengerjakannya?
• Kapan pekerjaan itu akan diselesaikan?

Rencana kerja harus bisa memenuhi kebutuhan sendiri secara nyata, misalnya anda harus bisa mengambil salah satu bagian rencana strategis dan menyerahkannya kepada seseorang yang mengetahui dengan tepat apa yang harus dikerjakan tanpa perlu melihat rencana strategis secara keseluruhan.

Pemikiran strategis jauh lebih merupakan proses intuitif atau perasaan dibandingkan perencanaan jangka panjang atau taktis. Pada awalnya yang penting adalah memperoleh kesatuan pendapat di antara anggota tim manajemen mengenai sifat dan lingkup bisnis anda, prinsip yang akan menjadi dasar operasi anda, dan arah yang akan anda tuju sebagai suatu organisasi.

Jadi penekanannya bukan pada mempersoalkan cara mencapai hasil yang mungkin anda perlukan. Pemikiran strategis adalah arena untuk memimpikan masa depan tanpa harus dihambat oleh hal-hal praktis. Dengan kata lain, anda bukan saja diperbolehkan memproyeksikan seperti apakah bentuk organisasi anda di masa datang tanpa perlu mengkhawatirkan apakah hal itu bisa dilaksanakan, tetapi memang sikap semacam inilah yang diharapkan.

Sebagai permulaan, memberi batasan mengenai bagaimana menggunakan istilah nilai-nilai, misi, visi, dan strategi:

1. Nilai-nilai mewakili pendirian filosofis manajer yang bertanggung jawab untuk menuntun organisasi anda meniti perjalanan yang berhasil. Sebagian dari nilai ini ada yang bersifat tetap, seperti sikap anda mengenai etika, kualitas, dan keselamatan. Nilai lain, seperti respons terhadap pelanggan, keberagaman produk/jasa, dan profitabilitas, bisa berubah pada suatu saat, bergantung pada sifat bisnis anda. Nilai berfungsi sebagai landasan pemikiran anda pada saat anda mengolah misi , visi, dan strategi.
2. Misi adalah pernyataan yang menjelaskan konsep organisasi anda, sifat bisnis yang anda geluti, alasan keberadaan anda, pihak yang anda layani, dan prinsip serta nilai yang anda jadikan landasan untuk berbisnis.
3. Visi adalah representasi dari apa yang anda yakini sebagai bentuk organisasi anda di masa depan dalam pandangan pelanggan, karyawan, pemilik, dan stakeholder penting lainnya. Pernyataan visi bisa tersendiri atau menjadi bagian dari pernyataan misi anda.
4. Strategi menunjukkan arah yang harus dituju oleh organisasi anda, sebagai daya dorong, dan faktor utama lainnya yang akan membantu anda menentukan produk, jasa, dan pasar anda di masa depan.

Maksimal tiga pernyataan terpisah akan dihasilkan oleh proses pemikiran strategis: pernyataan misi, pernyataan visi, dan pemyataan strategis. Anda bisa berkesimpulan bahwa ketiga pemyataan ini dapat digabungkan menjadi dua atau bahkan satu pernyataan. Saya pernah menyaksikan organisasi yang mempunyai pernyataan sampai lima buah. Menurut penilaian saya hal seperti ini cenderung membingungkan ketimbang memperjelas posisi organisasi itu.

Walaupun demikian, ada manfaatnya jika kita sebelumnya melihat nilai, misi, visi, dan strategi secara terpisah untuk mengetahui apa wawasan yang dapat diberikannya. Lalu anda dapat memutuskan apakah akan lebih menguntungkan jika anda mengkombinasikan beberapa di antaranya atau seluruhnya, atau membiarkannya tetap terpisah. Paling tidak, anda perlu mempunyai pernyataan misi yang menurut penilaian saya merupakan dokumen terpenting satu-satunya yang akan anda buat dalam proses perencanaan anda.

Ada bebrapa pola pendekatan dalam perencanaan strategis organisasi:

• Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi:

• Menghasilkan rencana yang tepat
• Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

Kerugian pendekatan probabilitas tinggi: tidak mendorong rencana yg kreatif

• Pendekatan Maksimisasi

Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis

Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk:

• Meminimalisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
• Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
• Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik

Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana

Kerugian Pendekatan maksimisasi : memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia)

Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal

Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi:

• Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari
• Antisipasi pada perubahan masa depan
• Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah

Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional

Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan.

Dari ketiga pola pendekatan diatas sebuah organisasi dapat menggunakannya sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi tersebut dan pada level apa intervensi akan dilakukan.

Sumber: Kelas Kyutri, Jumat, 08 Februari 2013.