Monitoring dan Evaluasi

Evaluasi, satu kata yang sering diartikan dalam banyak dimensi kata-kata yang maknanya memang hampir sama, sering dicampur adukkan dengan pengertian evaluasi, seperti: supervisi, monitoring, inspeksi, pengawasan, pengarahan, konsultasi, verifikasi, dan lain-lain. Dalam pidato-pidato resmi, semi resmi dan tidak resmi kata-kata tersebut di atas digunakan dengan nyaman, tanpa mengenali arti yang sebenarnya.

Evaluasi, sering diartikan sebagai upaya untuk menilai hasil kegiatan. Dalam kaitannya dengan program, evaluasi dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mengukur perkembangan dan keberhasilaan suatu program; sejauh mana tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan program, telah dapat dicapai pada periode yang ditentukan.

Untuk dapat melakukan evaluasi memang biasanya diperlukan informasi atau data. Sehingga evaluasi pada dasarnya merupakan salah satu bagian dari manajemen informasi sistem. Sering kita mencampur adukan antara monitoring (pemantauan) dan evaluasi; atau sering dirangkaikan menjadi kata, majemuk “monitoring dan evaluasi”. Padahal monitoring juga merupakan bagian dari manjemen informasi sistem. Monitoring lebih menekankan pada pengamatan terhadap pengembangan pelaksanaan kegiatan/program pada saat program sedang berjalan.

Dengan begitu para pengelola program dapat mengenali masalah yang timbul hingga dapat mengambil tindakan atau perubahan yang diperlukan. Untuk itu monitoring perlu dilakukan secara terus menerus agar program dapat senantiasa dicampurkan proses pelaksanaannya. Sedangkan evaluasi lebih menekankan pengamatan terhadap hasil suatu program/kegiatan. Dengan membandingkan hasil nyata, yang dicapai dengan hasil yang direncanakan dapat diketahui posisi pelaksanaan program pada suatu waktu tertentu.

Manfaat evaluasi terhadap program yang sedang berjalan antara lain adalah untuk memberikan inforrnasi kepada pemimpin tentang tingkat kemajuan program sehingga jika perlu dapat dilakukan penyesuaian, baik dalam strategi kegiatan, maupun dalam pemantapan tujuan-tujuan dengan lebih realistis. Sedangkan manfaat evaluasi setelah program selesai antara lain adalah untuk mengadakan penilaian tentang dampak program serta untuk menentukan kebijakan lebih lanjut. Hal ini dimaksudkan untuk memperbaiki perencanaan program-program selanjutnya, bila program tersebut akan diperluas atau dikembangkan di tempat-tempat lain.

Kecuali itu evaluasi dalam rangka Pengembangan Masyarakat perlu pula memperhatikan hal-hal berikut:

1. Kegiatan evaluasi hendaknya tidak hanya diarahkan pada hasil akhir melainkan juga pada proses yang terjadi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.
2. Sasaran evaluasi hendaknya tidak ditujukan semata-mata pada hasil yang bersifat kuantitatif melainkan juga pada hasil yang bersifat kualitatif seperti perubahan tingkah laku, perkembangan tingkat kemandirian dan sebagainya.
3. Evaluasi hendaknya tidak digunakan sebagai alat untuk menentukan baik-buruk melainkan digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki proses/hasil.

Langkah-langkah pengembangan sistem evaluasi

Secara umum, langkah-langkah yang harus ditempuh dalam setiap evaluasi adalah sama. Tetapi jenis informasi yang diperlukan maupun indikator-indikatornya akan berbeda sesuai dengan tujuan evaluasi. Dalam rangka pelaksanaan yang menjadi barometer adalah tujuan program. Sedangkan monitoring yang terpenting adalah jalannya pelaksanaan program. Ini dilakukan melalui pemantauan kegiatan-kegiatan. Ringkasnya, langkah-langkah yang harus ditempuh didalam evaluasi adalah sebagai berikut:

1. Meninjau kembali dan mensistimatisir tujuan-tujuan dalam rencana kerja, menurut derajat pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Hal ini dijabarkan dalam bentuk output dan dampak.
2. Menentukan kegiatan-kegiatan utama apa yang relevan dengan pencapaian tujuan.
3. Menentukan siapa-siapa yang memerlukan informasi, jenis-jenis informasi yang diperlukan serta tujuan dari evaluasi.
4. Menentukan indikator-indikator dari masing-masing output dan dampak serta ukuran-ukurannya.
5. Merencanakan bagaimana methode/cara untuk memperoleh data informasi yang diperlukan.
6. Melaksanakan pengumpulan informasi yang diperlukan.
7. Melakukan analisa berdasarkan informasi yang diperoleh.
8. Menyusun laporan serta rekomendasi.
9. Menyampaikan laporan dan rekomendasi dalam forum yang tepat dan membahasnya hingga menjadi salah satu kebijakan organisasi.