Praktik Penganggaran yang Baik

Karena banyak pihak yang berbeda-beda dan membutuhkan anggaran untuk pelbagai tujuan yang berbeda pula, mereka harus bisa memahaminya dan mengadaptasikannya, bila perlu tanpa penjelasan tambahan di luar apa yang sudah tertulis. Kejelasan (clarity) dan ketepatan (accuracy) adalah dua kata kuncinya. Maka, penting untuk membuat catatan-catatan mengenai asumsi-asumsi penganggaran dan bagaimana perhitungan/ kalkulasi dilakukan.

A.    Jadwal Waktu

Ada beberapa tahap yang harus dilalui dalam penyusunan sebuah anggaran sebelum anggaran tersebut bisa diajukan kepada Dewan Pengurus untuk disetujui. Jadi ide bagusnya adalah menyiapkan jadwal waktu (timetable) penganggaran dan memulai prosesnya lebih awal. Hal ini bisa berlangsung selama 6 bulan sebelum mulai tahun anggaran, tergantung pada ukuran organisasi dan pendekatan penganggaran yang mana telah atau akan diterapkan.

B.     Judul Anggaran

Ketika menyusun anggaran untuk pertama kali, atau tatkala meninjau ulang sebuah anggaran, penting untuk memerhatikan Bagan Akun. Sebabnya, item-item anggaran juga muncul di dalam buku-buku akuntansi dan laporan-laporan manajemen. Bila judul anggaran (budget headings) yang mengelompokkan item-item anggaran dan catatan-catatan akuntansi tidak konsisten, maka akan menjadi sangat sulit untuk menghasilkan laporan-laporan pengawasan ketika tahap implementasi proyek dicapai.

Salah satu cara untuk mencapai konsistensi adalah dengan merancang sebuah Lembar Persiapan Anggaran (budget preparation sheet) bagi organisasi Anda. Lembar ini bisa dipakai sebagai sebuah pemandu ingatan yang mengarahkan staf pembuat anggaran untuk memasukan semua biaya yang relevan. Lembar ini akan mendaftar pula semua jenis pendapatan dan belanja yang mungkin bakal dilakukan oleh sebuah proyek atau department dalam suatu tahun tertentu.

C.    Memperkirakan Biaya

Penting untuk bisa menjustifikasikan kalkulasi-kalkulasi yang dibuat ketika memperkirakan biaya-biaya (estimating costs). Pun bila Anda menerapkan pendekatan penganggaran inkremental, jangan coba-coba untuk seenaknya memakai anggaran tahun sebelumnya lantas sekadar menambahkan suatu jumlah persentase di atasnya untuk inflasi. Meski anggaran tahun  sebelumnya bisa amat menolong sebagai awalan, hal itu tetap dapat memicu timbulnya kekeliruan besar dan berisi inakurasi-inakurasi historis.

Ilustrasiberikut bisa diacu sebagai model untuk membuat perkiraan biaya-biaya.

Contoh Lembar Kerja Anggaran

Cara yang terbaik adalah dengan membuat sebuah daftar semua masukan yang diperlukan dan merinci jumlah serta biaya unit untuk setiap item. Lembar Kerja yang detail ini, yakinlah, bakal mempermudah kerja Anda dalam menghasilkan sebuah anggaran yang diringkas untuk setiap baris item bahkan, akan sangat gampang untuk memperbaruinya bila unit-unit tahu biaya-biaya tersebut berubah.

D.    Kontingensi/ Biaya Tak Terduga

Hindarilah praktik menambah sebuah presentase “atas bawah”, atau yang biasa disebut sebagai “biaya tak terduga” (contingicies), terhadap anggaran keseluruhan. Telah menjadi aturan umum, donor-donor biasanya tak suka melihat ini. Praktik ini dianggap sebagai cara yang sangat tidak akurat dalam perhitungan anggaran. Lebih baik mengalkulasi dan memasukkan besaran kontingensi tadi ke dalam item-item anggaran yang relevan misal: gaji, asuransi, BBM. Setiap item dalam anggaran OMS Anda harus bisa dijustifikasi. Sulit untuk menjustifikasi penambahan suatu persentase kontingensi di bawah anggaran, susah pula untuk mengawasinya.

E.     Biaya-Biaya yang Terlupakan

Banyak proyek yang gagal karena dilaksanakan berdasarkan anggaran yang tidak memadai, perkiraan biayanya terlalu rendah atau adanya komponen biaya yang belum dimasukkan. Terdapat kecenderungan di kalangan OMS untuk meremehkan biaya-biaya yang sebenarnya untuk melaksanakan suatu proyek karena takut proyeknya takkan didanai. Biaya-biaya yang terlupakan (forgotten costs) yang kerap muncul adalah yang bersifat tak langsung atau non-proyek.

Berikut adalah beberapa contohnya, yang memang sering kali dilalaikan: (1) biaya yang berhubungan dengan staf (misal: rekrutment, pelatihan, tunjangan, dan pembayaran pajak), (2) biaya awalan (misal: publikasi), (3) biaya inti atau administrasi (misal: sewa, asuransi, dan peralatan), (4) biaya pengoperasian kendaraan, (5) ongkos perawatan peralatan (misal: untuk mesin fotokopi dan komputer), (6) biaya tata kelola (misal: rapat dewan pengurus), dan (7) biaya audit.

Disarikan dari buku: Handbook: Manajemen Keuangan Organisasi Masyarakat Sipil, Penulis: Terry Lewis, Halaman: 55-59.