Hubungan Pengelolaan Data dan Struktur Organisasi

Data dan Informasi sangat diperlukan oleh pihak manajemen organisasi dalam upaya untuk mengambil keputusan yang merupakan bagian yang sangat penting dalam organisasi. Sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya bagi pihak pengambil keputusan merupakan hal terpenting untuk dapat menentukan dan membuat keputusan-keputusan strategis terhadap langkah apa yang akan ditempuh oleh organisasi dalam mencapai tujuan.

Organisasi dapat melakukan aktivitas operasionalnya dengan baik apabila orang-orang yang ada di dalamnya saling berinteraksi atau bekerja sama dalam mewujudkan efektivitas sistem informasi organisasi.

Untuk menciptakan kerjasama yang baik, komunikasi yang baik mutlak diperlukan karena apabila efektivitas sistem informasi manajemen dapat terwujud maka dengan sendirinya kerjasama yang baik dapat diciptakan.

Sistem informasi manajemen yang efektif dipengaruhi oleh bentuk atau struktur organisasi yang ada. Struktur organisasi akan menentukan prosedur (protokol) dan jalur komunikasi. Efektivitas saluran komunikasi secara tidak langsung akan dipengaruhi oleh bentuk dan struktur sistem komando atau jalur penyampaian informasi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu proses pengolahan data yang akan menghasilkan output berupa informasi. Sementara itu Struktur Organisasi akan menentukan bagaimana arus informasi tersebut berjalan dalam suatu organisasi. Kedua hal tersebut, Sistem Manajemen dan Struktur Organisasi akan mempengaruhi Efektivitas Pengambilan Keputusan.

Struktur Organisasi akan melahirkan fungsi-fungsi, dan di tiap fungsi akan melahirkan job description/Jobdesc. Jobdesc yang baik akan menentukan siapa berbuat apa, siapa melapor apa ke siapa, siapa harus membuat ouput apa lalu melapor ke siapa.

Ini ada satu contoh pertanyaan untuk memperlihatkan korelasi antara strutur organisasi dan sistem pendataan:
Direktur butuh waktu berapa lama untuk mengetahui berapa proyeksi pengeluaran organisasi dalam 3 bulan mendatang?
Pertanyaan tersebut berkorelasi seluruh Divisi yang ada di organisasi

• Manager divisi seharusnya bisa membuat proyeksi pengeluaran divisinya dalam 3 bulan kedepan.
• Manager Proyek/Program seharusnya bisa membuat proyeksi pengeluaran program dalam 3 bulan kedepan
• Manager Keuangan seharusnya bisa mengumpulkan dan menganalisis proyeksi pengeluaran dari setiap manager divisi dan manager program dan tugas membuat proyeksi pengeluaran tersebut seyogyanya tertulis dalam jobdesc.

Apabila jobdesc tidak mengatur hal tersebut, maka data-data akan sulit diperoleh dan kalaupun diperoleh, itu membutuhkan waktu yang relatif lama, mungkin bisa dalam 2 hari atau seminggu.

Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana format jobdesc yang baik? Saya akan tuliskan dalam artikel selanjutnya.