Mencatat Faktor yang Akan Dipengaruhi Asumsi Proyek dan Asumsi yang Mendasari

Setelah sasaran ditulis, seringkali membantu untuk menuliskan sedikit catatan secara garis besar tentang mengapa dan bagaimana anda menciptakan sasaran tersebut. Catatan-catatan ini akan membantu orang lain yang mungkin membaca rencana pengelolaan Anda. Mereka juga akan membantu Anda pada masa depan, ketika Anda meninjau ulang rencana pengelolaan Anda dan perlu untuk mengingat mengapa Anda mengembangkan setiap sasaran. Seperti diilustrasikan dengan menggunakan Skenario Sabana di bawah ini, tulislah sasaran yang telah Anda kembangkan. Selain itu, tuliskan faktor dalam Model Konseptual yang Anda harapkan akan dipengaruhi oleh sasaran ini.

Kemudian, tulislah asumsi proyek yang menjelaskan mengapa Anda mengembangkan sasaran ini. Asumsi-asumsi proyek ini harus menampung diskusi-diskusi yang telah Anda lakukan bersama rekan-rekan Anda dalam pengembangan sasaran tersebut. Asumsi-asumsi tersebut seharusnya tersusun sebagaimana berikut (1) informasi yang Anda kumpulkan, yang membuat Anda menulis sasaran ini, dan (2) bagaimana pencapaiannya sasaran ini akan membuat Anda dapat menangani faktor yang Anda targetkan dalam model Anda.

Akhirnya, tulis semua asumsi lain yang mendasarinya yang berhubungan dengan sasaran ini. Asumsi-asumsi ini mencakup ramalan Anda, seperti kondisi apa yang harus ada supaya Anda dapat mencakup sasaran tersebut.

Mengulangi Proses dan Menuliskan Sasaran-sasaran untuk Semua Faktor yang Teridentifikasi

Setelah Anda sasaran bagi faktor pertama, teruskan mengembangkan sasaran bagi faktor-faktor yang Anda anggap penting bagi proyek. Bagi setiap sasaran, pastikan bahwa Anda menelusuri kriteria sasaran kemudian tuliskan faktor yang Anda jadikan sasaran, asumsi proyek, dan setiap asumsi dasar yang mungkin Anda punyai.

Mengembangkan Kegiatan untuk Proyek Anda (Langkah B3)

Kegiatan merupakan tindakan atau spesifik yang dilakukan oleh staf proyek yang dirancang untuk mencapai setiap sasaran proyek. Kegiatan yang baik adalah yang cocok dengan kriteria-kriteria berikut;

• Terkait langsung dengan sebuah pencapaian suatu sasaran yang spesifik.
• Merangkum tugas-tugas spesifik yang perlu dilakukan.
• Layak dikerjakan. Dapat terselesaikan dalam keadaan sumber daya dan kendala proyek.
• Tepat- Diterima oleh dan cocok dengan kerangka norma-norma budaya, sosial dan hayati setempat yang spesifik.

Memilih sebuah Sasaran dan mengembangkan kegiatan dengan menggunakan Kriteria.

Titik awal bagi pengembangan kegiatan adalah Model Konseptual dan daftar sasaran Anda. Umumnya Anda akan mulai dengan sasaran yang paling penting, walaupun bila Anda merasa baru mengenal proses ini dan sasaran terpenting Anda kompleks, maka Anda dapat memulai dengan yang relatif sederhana dan konkrit.

Tuliskan sebuah daftar awal dari kegiatan utama yang Anda pikir dapat membantu mencapai sasaran. Coba susun urutan kegiatan di mana mereka perlu muncul untuk menuntaskan tugas. Berikutnya, ambil kriteria bagi setiap kegiatan dalam daftar. Bila Anda menemukan kegiatan tersebut tidak cocok dengan kriteria, sesuaikan atau buang dan kembangkan yang lain.

Kegiatan harus selalu dikaitkan dengan sasaran yang spesifik jangan membuat kegiatan yang acak yang tidak terkait dengan apa yang Anda ingin capai. Umumnya, seperti tampak dalam contoh di catatan pinggir,akan ada urutan kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai sebuah sasaran. Harus tampak jelas mengapa setiap kegiatan dilakukan.

Tidak seperti sasaran yang perlu berorientasikan dampak, kegiatan harus jelas berorientasi pada proses. Kegiatan harus ditulis sebagai pernyataan tundakan yang terfokus yang akan dilakukan proyek. Kegiatan harus memasukkan informasi tentang bagaimana Anda akan melakukannya (tugas-tugas mana yang perlu dilakukan), siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas ini, kapan tugas-tugas ini akan diselesaikan, dan di mana tugas-tugas ini akan dilakukan.

Ketika menuliskan kegiatan dan rincian tugas-tugasnya, aspek-aspek artistik rancangan proyek akan menampilkan diri begitu Anda mencoba untuk menentukan pada tingkat rincian mana Anda perlu menjelaskan kegiatan Anda. Misalnya dalam Skenario Pesisir, sasaran pertama adalah:

Sasaran 1a. Selama tahun kedua proyek, tidak ada kejadian di mana anggota masyarakat menangkap ikan di daerah yang dilindungi.

Untuk sasaran ini, Anda tidak ingin mempunyai kegiatan umum seperti:

• Konsep Kegiatan A. Menetapkan daerah perlindungan di mana menangkap ikan adalah terlarang.

Kegiatan ini tidak mudah diselesaikan dalam satu hari, satu minggu atau bahkan satu bulan. Di pihak lain, Anda juga tidak perlu mendaftar setiap tugas secara amat rinci. Misalnya, menjadi agak sia-sia (dan membosankan) untuk membuat suatu daftar kegiatan tingkat mikro seperti:

• Konsep Kegiatan B. Telepon Ketua House line pertama untuk mengatur pertemuan Hari Senin tiga minggu mendatang.
• Konsep Kegiatan C. Telepon Ketua House line kedua untuk mengatur pertemuan Hari Senin tiga minggu mendatang.
• Konsep Kegiatan D. Pastikan bahwa tempat pertemuan akan tidak dipakai orang.
• Konsep Kegiatan E. Siapkan kopi untuk pertemuan hari Senin tiga minggu mendatang.

Hal yang menyenangkan di sini adalah menuliskan serangkaian kegiatan seperti pada daftar berikut ini:

Sasaran 1a. Selama tahun kedua proyek, tidak ada kejadian di mana anggota masyarakat menangkap ikan di daerah yang dilindungi.

• Kegiatan 1. Mengadakan pertemuan dengan anggota masyarakat untuk berdiskusi tentang mengumumkan penetapan sebagian dari daerah penangkapan ikan tradisional sebagai daerah yang dilindungi.
• Kegiatan 2. Mengundang pertemuan Dewan Tetua untuk menentukan, memetakan dan menandai daerah yang dilindungi berdasarkan atas praktik penangkapan ikan tradisional.
• Kegiatan 3. Membuat dan melaksanakan mekanisme pengawasan yang akan digunakan untuk menegakkan kebijakan perlindungan.

Seperti yang akan terlihat nanti, Anda dapat menuliskan rincian ke dalam penjelasan tugas bagi setiap kegiatan.

Begitu Anda mulai mengembangkan kegiatan, Anda akan melihat bahwa bagi setiap sasaran yang diberikan, secara praktis ada kombinasi tak terlihat bagi kegiatan yang dapat dilakukan untuk mencapai sasaran. Anda perlu memilih yang paling layak. Khususnya Anda perlu memilih kegiatan yang paling masuk akal sesuai dengan keadaan sumber daya dan kendala-kendala proyek.

Ketika merancang kegiatan proyek, adalah penting untuk mempertimbangkan bagaimana mengalokasikan sumber daya yang terbaik untuk mencapai sasaran sambil menghadapi kendala atau hambatan yang nyata. Idealnya adalah memaksimumkan dampak sambil meminimumkan biaya (moneter dan lainnya). Jadi setiap kegiatan perlu dipertimbangkan, baik masalah kelayakannya untuk dikerjakan (apakah dapat dikerjakan?) maupun, yang lebih penting adalah, perbandingan terhadap kegiatan potensial lain (apakah memberikan dampak lebih atau kurang dengan biaya yang tersedia?).

Misalnya dalam Skenario Sabana, bila Anda tidak kekurangan waktu atau uang, sebaiknya Anda menyusun kegiatan seperti berikut:

Sasaran 4. Untuk menurunkan sebesar 90 persen kejadian perburuan ilegal di dalam taman dan suaka margasatwa pada akhir proyek.

• Kegiatan 1. Adakan pertemuan dengan para operator perburuan trofi lokal untuk memperjelas batas-batas taman, pembatasan perburuan (baik di dalam taman maupun di dalam suaka margasatwa di sekitar taman), dan sanksi bagi perburuan yang melanggar hukum.
• Kegiatan 2. Menyediakan petugas-petugas bagi Taman Nasional untuk menemani dan memantau semua perburuan trofi.
• Kegiatan 3. Adakan pertemuan untuk mendiskusikan pembatasan perburuan di Taman dan Suaka Margasatwa serta sanksi bagi pelanggar perburuan.
• Kegiatan 4. Ajak semua laki-laki dewasa dalam masyarakat ke lapangan untuk mempelajari batas-batas Taman dan Suaka Margasatwa.
• Kegiatan 5. Bekerja dengan para pemimpin masyarakat lokal untuk membangun sistem penanaman taman berbasis masyarakat untuk memantau perburuan ilegal di Taman dan Suaka Margasatwa.

Menentukan aktivitas yang mana yang memiliki efektifitas biaya yang tinggi dan sesuai dengan kendala-kendala proyek tidaklah selalu mudah.dalam beberapa kasus mungkin jelas kegiatan mana yang harus diambil untuk mencapai sasaran proyek. Namun dalam kasus-kasus lain, sering harus mengalami kesulitan dalam memilih. Bila diperlukan, pemeringkatan dengan matriks (matrix ranking) seperti yang dijelaskan dalam bab 3 mungkin sebuah alat yang berguna untuk menetapkan prioritas.

Akhirnya, tentu saja penting untuk menjamin bahwa kegiatan-kegiatan tersebut tepat-guna atau cocok dalam konteks lokal. Walaupun dalam teori mendirikan sebuah perusahaan perikanan di sungai setempat mungkin nampak seperti ide bagus, hal tersebut tidak akan terlaksana bila tidak ada ikan di sungai tersebut (secara ekonomis tidak tepat), bila tabu-tabu kultur lokal tersebut telah menghambat orang-orang untuk menangani ikan (secara kultur tidak tepat), atau bila penduduk lokal memang tidak mau ada sebuah perusahaan perikanan (ini tidak tepat juga).

Disarikan dari buku: Ukuran Keberhasilan “Merancang, Mengelola, dan Memantau Proyek-Proyek Konservasi dan Pembangunan”, Penulis: Richard Margoluis dan Nick Salafsky, Hal: 78-84.