5 Komponen Utama “Institutional Building”

Milton J. Esman dalam tulisannya berjudul Elements of Institutional Building, pada buku berjudul Institution Building and Development, from Concepts to Apllication (1972)  menyebutkan bahwa:

“Institution-building may be defined as the planning, structuring, and guidance of new or reconstituted organizations which (a) embody changes in values, functions, physical, and/or social technologies, (b) establish, foster, and protect new normative relationships and actions patterns, and (c) obtain support and complementarities in the environment.”

Organizational Development (OD) adalah usaha pada skala organisasi, demi meningkatkan kesehatan dan efektivitas organisasi serta pengembangan individu, melalui intervensi yang terencana terhadap proses organisasi menggunakan ilmu pengetahuan perilaku (behavioral-science).

Institutional Building lebih dari itu. Institutional Building tidak hanya bicara mengenai upaya yang harus ditempuh dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi, cara membangun kerja tim dan budaya organisasi, jurus mengembangkan pola kerja organisasi, atau mengkaji jenjang karir melalui sistem pengelolaan personalia. Institutional Building memberi tekanan lebih pada inovasi.

Institutional Building (IB) adalah proses perencanaan dan strukturisasi; yang memandu organisasi lama maupun baru dalam mendefinisikan perubahan nilai, posisi, peran, dan fungsi mereka; dengan mendasarkan diri pada perubahan lingkungan politik, ekonomi maupun teknologi yang dinamis; untuk membangun dan mengembangkan hubungan dan pola-pola relasi baru; guna memperoleh dan memperluas dukungan serta partisipasi publik dan para stakeholder.

Maka, jika OD lebih bersifat penguatan internal bagi organisasi, IB lebih mendorong pengembangan posisi dan peran organisasi hingga tercipta pola relasi baru dengan publik dan para stakeholder.

Jika OD lebih bersifat menstabilkan, maka IB bekerja menggali dan mengajukan tawaran-tawaran baru.

Institutional Building merupakan alat perubahan, dan perubahan tidak pernah bisa dielakkan. Institutional Building adalah sebuah perjalanan  yang tidak akan pernah berhenti sepanjang masa hidup organisasi; sebab perubahan dan pertumbuhan adalah bagian dari kehidupan organisasi itu sendiri.

Lima komponen utama sebuah “institution” dapat didefinisikan dengan cara berikut:

(a) Leadership atau kepemimpinan. Pemimpin dalam sebuah lembaga mengacu pada “sekelompok personil yang secara aktif terlibat dalam perumusan kebijakan dan program lembaga, yang mengarahkan operasi lembaga dan hubungan lembaga dengan lingkungannya.” Kepemimpinan merupakan unsur paling penting dalam pengembangan kelembagaan karena proses perubahan yang secara sengaja dilakukan akan memerlukan pengelolaan yang intensif, memerlukan keterampilan dan keahlian khusus, dan komitmen penuh dari internal lembaga.

Kepemimpinan merupakan proses kelompok, di mana berbagai peran seperti pengambilan keputusan dan pengendalian operasional lembaga didistribusikan dalam berbagai pola dalam kelompok kepemimpinan tersebut.

Kelompok kepemimpinan harus diartikan selain terdiri dari para pemegang posisi kepemimpinan yang ditunjuk secara struktural juga personil lain yang walaupun tidak memiliki jabatan struktural namun mampu mempunyai pengaruh penting dalam lembaga.

(b) Doctrine atau kebijakan. Komponen ini didefinisikan sebagai pernyataan nilai-nilai, tujuan dan pendekatan yang mendasari tindakan lembaga.” Kebijakan lembaga adalah irisan antara serangkaian kebijakan di dalam organisasi itu sendiri dan dalam lingkungan lembaga yang bersifat eksternal yang menggambarkan visi, harapan dan tujuan lembaga.

(c) Program atau kegiatan/layanan. Merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kinerja masing-masing fungsi lembaga dan merupakan hasil atau output dari lembaga. Program merupakan terjemahan dari kebijakan ke dalam tindakan konkret berdasarkan alokasi sumber daya lembaga dalam hubungannya dengan lingkungan eksternal lembaga.

(d) Resources atau sumber daya. Merupakan sumber daya keuangan, SDM, teknologi dan informasi yang menjadi masukan atau input bagi lembaga. Cukup jelas bahwa masalah mobilisasi sumber daya dan memastikan ketersediaan sumber daya secara stabil akan mempengaruhi setiap aspek kegiatan lembaga dan sangat tergantung pada kehandalan aspek kepemimpinan lembaga.

(e) Internal Structure atau struktur organisasi. Struktur didefinisikan sebagai struktur dan proses yang disusun untuk penyelenggaraan operasi lembaga. Struktur akan terdiri dari soal distribusi peran dalam organisasi, pola otoritas, sistem komunikasi, tugas dan tanggung jawab masing-masing personil dan kapasitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan hal tersebut.