Tata Kelola Yayasan SATUNAMA

Tatakelola SATUNAMA dijalankan oleh organ yayasan yang terdiri dari Dewan Pembina, Dewan Pengawas dan Dewan Pengurus. Dewan Pengurus merangkap sebagai Badan Pelaksana/Eksekutif yang secara penuh waktu memimpin implementasi kebijakan lembaga yang telah ditetapkan dalam Rapat Organ Yayasan yang dilakukan minimal empat kali dalam setahun. Semua program disusun dengan melibatkan semua staf dan stakeholders terpilih, termasuk warga dampingan di masyarakat, yang diorganisir oleh Eksekutif. Dewan Pengawas dan Dewan Pengurus dipilih oleh Dewan Pembina untuk periode lima tahun dan dapat dipilih untuk periode tiga tahun dan dapat dipilih kembali. Beberapa rincian kegiatan dan hasil kerja utama capaian tatakelola SATUNAMA dijelaskan ringkas di bawah ini.

Bentuk dan Struktur Organisasi

Ide pendirian Yayasan SATUNAMA muncul tatkala pada tahun 1990 Bank Dunia memprediksi Indonesia bakal segera meninggalkan status negara miskin. Hampir semua negara besar (Eropa, Amerika, Jepang dan Korea) segara merancang menutup program bantuan yang biasa diberikan bagi negara miskin paling lambat tahun 2000. Diskusi terjadi didalam SATUNAMA apakah lembaga masa depan akan menjadi yayasan atau perkumpulan. Keputusan diambil untuk mengadopsi bentuk yayasan sebab ide dan roh SATUNAMA adalah lembaga kemanusiaan. USC-Canada akan menghibahkan assets organisasi bila berbentuk yayasan. Diskusi terbatas diadakan untuk memilih dan meminta sejumlah tokoh untuk menjadi Dewan Pendiri dengan kriteria: (a) memiliki wawasan nasional dan internasional; (b) ada wakil dari komunitas perguruan tinggi; (c) ada wakil dari komunitas tempat lembaga sudah bekerja (khususnya Jawa dan Indonesia Timur); (d) para kandidat harus sudah memiliki posisi ekonomi tercukupi; (e) mencerminkan Indonesia yang plural.

Dari seleksi terpilih 7 orang pengurus (sebelum ada UU Yayasan), yang terdiri dari 3 orang akademisi, 2 orang ahli hukum (satu advokat) dari Indonesia Timur dan 2 orang aktivis sosial. Dari segi gender komposisi Pengurus Yayasan SATUNAMA terdiri dua perempuan dan lima laki-laki.

Pada tahun 2006 Yayasan menyesuaikan diri dengan UU Nomor 16/2001 tentang Yayasan yang diamandemen dengan UU nomor 28/2004. Setelah ada UU Yayasan, Dewan Pembina terdiri dari 3 orang (2 orang akademisi dan 1 orang aktivis). Dewan Pengawas terdiri dari 3 orang akademisi dan 1 orang aktivis, Dewan Pengurus terdiri dari 3 aktivis. Guna menjaga roh demokrasi tetap hidup dalam lembaga yang berbentuk Yayasan, diputuskan bahwa Pimpinan Eksekutif/Pengurus harus dipilih dalam musyawarah karyawan. Sesuai dengan ketentuan UU Yayasan penetapan akhir Eksekutif/Pengurus dilakukan oleh Dewan Pembina. Ketentuan tentang proses pemilihan Pimpinan Eksekutif/Pengurus diatur dalam Anggaran Rumah Tangga (ART), sebab ART tidak harus dikirim dan disetujui oleh Kementrian Hukum dan HAM. Itulah kekhasan yang pertama dari SATUNAMA. Kekhasan kedua ada dalam bentuk dibuatnya lembaga interlokutor. Posisi  interlokutor. Posisi interlokutor dibuat guna menjadi jembatan antar tiga organ yayasan: Dewan Pembina, Dewan Pengawas dan Dewan Pengurus. Interlokutor berada di tengah antara Dewan tersebut agar komunikasi dan informasi antar ke tiga organ berjalan efektif dan efisien mengingat mereka adalah tokoh-tokoh yang sibuk.

Pengambilan Keputusan

Keputusan tentang kebijakan tertinggi organisasi ada di tangan Dewan Pembina, semua sukarelawan, yang harus mengadakan rapat minimal empat kali setahun. Keputusan operasional ada di tangan Eksekutif yang merangkap Pengurus penuh waktu dan bergaji, yang dikontrol oleh Dewan Pengawas. Seorang Interlokutor menjadi perantara antara Pembina dengan Pengawas dan Pengurus. Interlokutor berstatus karyawan penuh dan bergaji. Tiga bulan sekali dilakukan rapat semua personel yang dihadiri semua karyawan serta pembina, pengawas dan pengurus. Hal ini dimaksudkan agar komunikasi antar semua personel dapat terjalin baik. Semua masalah dapat diputuskan paling lambat tiga bulan sekali. Rapat manajemen dan divisi dilakukan seminggu sekali. Terkait kekayaan (asset) lembaga, keputusan hanya ada di tangan Dewan Pembina.

Kepimpinan dan Regenerasi

SATUNAMA telah mengalami pergantian pimpinan esekutif sebanyak tiga kali oleh tiga generasi yang berbeda. Sejak dari awal telah dibangun proses informal, yakni ada tiga pelapisan generasi disiapkan untuk mengantisipasi masa depan. Pemilihan semua posisi dalam lembaga mensyaratkan tiga hal pokok: (a) sikap/attitude personel prima; memiliki keahlian dalam bidangnya; (c) memiliki wawasan cara memandang yang memadai. Setiap personel SATUNAMA dididik untuk menjadi profesional dan vokasional dalam bidangnya. Perempuan dan lelaki memiliki kesempatan yang sama. Dalam hal suatu posisi diperebutkan oleh calon dengan kapasitas yang sama, perempuan akan mendapat prioritas (affirmative action).

Mekanisme Sengketa

Sejak beridiri secara formal, SATUNAMA pernah mengalami dua kali konflik antar-staf yang melibatkan sekelompok personel. Pengalaman tersebut amat sangat berharga dan karenanya komunikasi antar-personel dibangun dengan semangat terbuka, jujur dan terus terang. Pertemuan mingguan di setiap bagian, pertemuan semua personel tiga bulan sekali, ada hari belajar setiap bulan sekali, adalah sarana membangun saling pengertian dan keterbukaan. Sejak tahun 2003 lembaga telah mengeluarkan dana cukup besar untuk membuat investasi bagi adanya intranet sehingga setiap staf SATUNAMA tersambung oleh intranet yang dapat dipakai sebagai sarana mengekspresikan ide, saran atau kritik dari siapapun, untuk siapapun dan kapanpun diperlukan. SATUNAMA membuat berbagai SOP/GOP (Standardized Operating Procedures dan Guidelines Operating Procedures) sebagai kesepakatan dan sarana memastikan kesamaan pandangan untuk memperlancar proses dan hasil kerja.

Pengelolaan Pengetahuan

Sejak tahun 2011 SATUNAMA telah membangun sistem pengelolaan pengetahuan. Sejak tahun pengelolaan pengetahuan. Sejak tahun 2005 lembaga memiliki Oracle tempat menyimpan semua dokumen dalam server yang di miliki sendiri. Ada Kepala Unit Knowledge Management yang bertugas menjadi maanjer bagian ini secara purnawaktu. SATUNAMA memiliki 12.700 lebih alumni yang tersebar di seluruh Indonesia. Mereka merupakan sumber pengetahuan bagi masyarakat di sekitarnya. Ada dua belas pejabat tinggi setingkat menteri di Timor Leste yang merupakan alumni SATUNAMA dan karena itu kami menjadi konsultan untuk departemen yang mereka pimpin. Strategi pengelolaan pengetahuan adalah kata kunci kemajuan sebab kami sendiri telah mengalaminya sendiri dan banyak lembaga lain yang besar cita-citanya mengalami hal yang sama.

Jaringan Kerja

Lembaga SATUNAMA dibuat karena adanya dorongan cita-cita besar yang tak dapat dicapai oleh masing-masing individu yang ada. Jaringan kerja adalah kata kunci untuk mencapai cita-cita besar, sebab tak ada satu lembaga atau negarapun yang akan bisa mencapai cita-cita besar secara sendirian. Sejak sepuluh tahun lalu SATUNAMA memiliki dua belas mitra LSM inti yang menjadi mitra kerjasama dalam berbagai bentuk. Upaya awal yang kecil harus mencari kawan untuk diajak bersama berjuang. Ada beberapa kabupaten yang sudah mulai membangun jaringan kerjasama konsultasi. SATUNAMA telah memfasilitasi beberapa lembaga yang memiliki reputasi ‘world class’ dalam bidangnya dan memiliki reputasi tinggi di mata publik. Jaringan kerjasama dengan aktor-aktor yang berkualitas di setiap lokal, daerah, regional dan internasional diyakini akan mampu menghasilkan dampak yang luas bagi terciptanya ide ‘a new world is possible’ sebab kami sudah mengalaminya.

Disarikan dari buku: Jurnal Akuntabilitas Organisasi Masyarakat Sipil (Otokritik Akuntabilitas Internal Governance LSM), Penulis: Methodius Kusumahadi, Hal: 11-14.