Sekilas tentang Knowledge Management

Pengetahuan diperoleh dari sekumpulan informasi yang saling terhubungkan dan terstruktur secara sistematik sehingga memiliki makna. Informasi diperoleh dari data yang sudah diolah (disortir, dianalisis, ditampilkan dalam bentuk yang dapat dikomunikasikan melalui bahasa, grafik atau tabel) sehingga memiliki arti [1].

Budiman Pratomo (2004) menyatakan bahwa data adalah kumpulan fakta obyektif mengenai sebuah kejadian. Sementara informasi adalah data yang telah diolah, biasanya menggunakan aturan statistika, sehingga mengandung arti. Budiman juga mendefinisikan pengetahuan sebagai kebiasaan, keahlian/kepakaran, ketrampilan, pemahaman atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar.

Menurut F.N. Teskey (1989) dalam tulisannya User Models and World Models for Data, Information and Knowledge, data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau keadaan, data merupakan suatu entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antar entitas. Sedangkan pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia dan dapat berubah sejalan dengan perkembangan informasi yang dimiliki.

Sedangkan menurut Mile Powell (2003) dalam bukunya Information Management for Development Organization, data adalah structured collection of quantitative facts, informasi adalah data or facts with meaning, dan pengetahuan adalah producing significance or value from information.

Knowledge management diharapkan mampu menjawab bagaimana cara lesson learned dan best practises didokumentasikan. Begitu juga dengan alur kerja, proses yang harus dilalui dari awal kejadian, data, informasi, sehingga bisa menjadi pengetahuan yang kemudian dikelola dan didiseminasikan. Patut diperhatikan juga bagaimana pengetahuan yang selama ini ada, bisa di-retrieve kembali dan digunakan untuk menjawab tantangan masa depan. Seringkali, data, informasi dan pengetahuan tersimpan/embedded dalam diri sendiri. Padahal, pengetahuan yang dimiliki dan dikembangkan oleh seseorang harus dapat diinstitusionalisasikan, bahkan dapat digunakan bagi organisasi lain. Semua ini dimulai dari adanya perekaman dan penyusunan database yang memadai.

Knowledge management adalah langkah-langkah sistematik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi, untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi. Knowledge management merupakan proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu, sehingga setiap individu bagian organisasi mampu memanfaatkan dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam bidang yang spesifik untuk kemudian menginstitusionalisasikannya menjadi pengetahuan organisasi.

Dengan adanya knowledge management, organisasi didorong menjadi ‘resource-based organization’ dan ‘learning organization’.  Organisasi pembelajar dihuni oleh individu-individu yang mampu belajar untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan individualnya untuk kemudian ditransformasi menjadi pengetahuan organisasi melalui proses berbagi pengetahuan (knowledge sharing). Pilar organisasi pembelajar digambarkan sebagai berikut :

Organisasi pembelajar mensyaratkan terpenuhinya beberapa komponen antara lain : rasa saling percaya, budaya belajar, keterampilan belajar, sistematika informasi, struktur organisasi dan sistem penghargaan yang mendukung.

Beberapa tantangan dalam penerapan knowledge management antara lain : prosedur standar dalam pelaporan yang harus bisa diarahkan pada penggalian petikan proses dan pembelajaran, penetapan tujuan dan kebutuhan data dan informasi yang diharapkan didapat dari Mitra, peningkatan kapasitas dokumentasi Mitra, membangun kekuatan analisa data dan informasi, pendorongan budaya dan karakter belajar organisasi (misalnya, pertemuan rutin, diskusi, sharing results dan pengalaman), dan langkah-langkah diseminasinya.