Proses SDM Berbelit-Belit

Pernahkah Anda meminta penggantian uang obat dari SDM? Di beberapa perusahaan, Anda harus menunggu 1 bulan atau bahkan lebih. Mengapa? Simaklah salah satu contoh proses berikut ini:

Proses Penggantian Uang Obat di Perusahaan Properti

Pertama, SDM akan mengecek apakah surat resep itu benar-benar dari apotek yang bersangkutan. Kemudian, mereka akan mengirimkan resep itu ke dokter perusahaan untuk mendapatkan konfirmasi bahwa obat itu benar termasuk dalam daftar obat yang disetujui perusahaan. Kemudian, SDM akan mengecek apakah penggantian obat ini tidak melampaui bujet karyawan bersangkutan. Setelah pengecekan yang biasanya memakan waktu 1 minggu ini, maka SDM akan membuat formulir permintaan ganti untuk disetujui atasan karyawan terkait dan ini bisa memakan waktu 1 minggu. Setelah ditandatangani atasan, formulir itu diberikan ke bagian keuangan.

Tetapi, karena bagian keuangan sibuk dengan banyak pekerjaan lain, mereka biasanya memproses penggantian uang obat itu sekaligus. Setelah jumlah total uang itu diserahkan oleh bagian keuangan ke bagian SDM, bagian SDM akan membagikan uang itu pada setiap orang. Begitulah proses itu sering memakan waktu lebih dari sebulan.

Mungkin di sini ada pembaca yang mengangkat bahu dan berkata, “So what?” Bukankah SDM telah menjalankan pekerjaannya? Di tempat saya malah 3 bulan.”

Benar, mereka telah menjalankan pekerjaannya. Dan, 2 bulan lebih bagus daripada 12 bulan atau 2 tahun. Namun, apakah hasil kerja seperti itu menunjukkan kemampuan yang tinggi? Yakinkah kita bahwa tidak ada cara yang lebih singkat untuk memproses penggantian uang obat?

Di beberapa perusahaan, SDM dengan bagian keuangan sepakat memberikan sebagian penggantian itu lebih dahulu, sementara proses itu dilakukan sampai tuntas. Ternyata solusi ini cukup membuat karyawan lega. Berbagai contoh menunjukkan bahwa apa yang dilakukan SDM dapat banyak diperbaiki. Di bawah ini adalah kisah yang benar-benar dialami oleh seorang karyawan baru di sebuah perusahaan penjualan mobil.

Pengalaman Karyawan Baru
Saya akhirnya diterima di perusahaan itu. Saya senang dengan suasananya. Karyawan bagian penerimaan, ibu Upik dari SDM mengatakan bahwa saya harus masuk tanggal 1 Maret, yaitu sekitar 40 hari kemudian karena saya meminta waktu paling sedikit 30 hari untuk mengundurkan diri.

Pagi tanggal 1 Maret saya tiba di sana. Ketika resepsionis bertanya apa keperluan saya, saya jelaskan bahwa saya adalah karyawan baru. Sang resepsionis tampak tidak terkejut dan hanya meminta saya menunggu di ruang tamu sementara dia menelepon bagian SDM.

Ketika seorang ibu muncul, saya mengatakan bahwa saya adalah karyawan baru yang masuk sesuai dengan permintaan ibu Upik. lbu yang baru ini, ibu Yuyun, mengatakan bahwa beliau tidak tahu apa pun tentang saya dan ibu Upik kebetulan sedang cuti hari itu. Ibu Yuyun meminta saya menunggu sementara dia mengecek ke SDM.

30 menit kemudian dia kembali sambil mengatakan bahwa akhirnya dia menemukan catatan kecil di meja ibu Upik bahwa saya akan bergabung dengan mereka hari itu.

Namun, ternyata kartu identitas dan seragam saya belum dibuat, tempat duduk saya belum ditentukan, atasan langsung saya juga belum jelas. lbu Yuyun meminta saya duduk di ruangan SDM, sambil menunggu sampai kartu identitas dan seragam saya serta hal-hal lain dibereskan. Rencana yang beberapa hari itu ternyata menjadi 2 minggu.

Hasil pekerjaan yang tidak prima seperti di atas menunjukkan bahwa proses kerja SDM belum maksimal. Mungkin saja proses itu telah ditentukan oleh SOP perusahaan.

Namun, SOP bukanlah kitab suci yang tidak bisa salah. SOP yang baik akan terus direvisi menjadi makin sederhana dan makin praktis sementara hasilnya tetap efektif dan aman. Adalah tugas setiap karyawan untuk terus memperbaiki SOP-nya sehingga SOP yang awalnya berbelit-belit dapat menjadi lebih praktis.

Yang penting adalah penguasaan SDM atas tujuan pekerjaannya. SDM yang menguasai pekerjaannya akan terus waspada dalam menemukan proses yang lebih baik. Namun, SDM yang tidak memiliki kejelasan akan tugasnya tidak akan terpikir untuk bersusah payah memperbaiki proses yang amat buruk sekalipun.

Di beberapa perusahaan, hal inilah yang persis terjadi. Betapapun parahnya kinerja SDM, mereka tidak pernah terpikir bahwa apa yang mereka lakukan saat ini mungkin masih bisa diubah. Mereka bahkan menjaga semua kebijakan dan proses yang ada dengan mati-matian dari serangan dan pertanyaan orang lain.

Disarikan dari buku: Mengapa Departemen SDM Dibenci?, Penulis: Steve Sudjatmiko, Hal:51-55.