Pesan Terselubung Laporan Keuangan kepada Donor

Kesehatan Finansial

Kesehatan finansial suatu organisasi dan pengelolaan dananya adalah hal yang sangat penting bagi lembaga donor. Pada banyak kasus, pengurus organisasi tidak tahu bagaimana cara menampilkan gambaran keuangan yang positif dari organisasi mereka dan permintaan dana mereka. Supaya berhasil, sebuah proposal harus mengaitkan penjelasan program dan hasil-hasilnya dengan penjelasan keuangan yang terinci. Hal itu harus menunjukkan bahwa organisasi anda aman, kuat keuangannya, dan bisa memanfaatkan dananya dengan baik. Tetapi ingat: laporan keuangan anda, yang salinannya diminta oleh para donor, dapat memberikan pesan-pesan terselubung, seperti:

• Anda mendapatkan terlalu banyak dana atau memiliki banyak kelebihan dana, sehingga sebenarnya anda tidak terlalu membutuhkan dana.
• Anda lepas kendali dalam mengelola keuangan, dengan pengeluaran yang melebihi pemasukan, sehingga anda tidak bisa dipercaya memegang uang
• Anda mengeluarkan terlalu banyak uang untuk kegiatan pencairan dana, administrasi maupun biaya perjalanan, dan membuang-buang uang yang anda terima.

Tetapi selalu ada kasus di mana laporan keuangan anda mungkin tidak sepenuhnya mencerminkan tingkat pekerjaan anda. Biasanya hal ini terjadi jika anda menerima bantuan dalam bentuk dukungan non-keuangan atau melalui kerja sukarelawan. Pada banyak kasus, hal-hal ini tidak masuk dalam laporan keuangan, padahal sangat penting. Dengan demikian, harus diciptakan suatu mekanisme untuk memasukkan hal-hal tersebut ke dalam laporan keuangan anda.

Jika laporan keuangan anda (jika saat ini sudah anda miliki) akan membuat pencarian dana menjadi sulit, anda harus mengetahuinya sebelum anda mulai. Sering kali itu hanya soal penyampaian saja: mendapat persetujuan akuntan atau auditor untuk memberi gambaran keuangan dengan cara yang berbeda; mengesampingkan dana cadangan untuk pengeluaran di kemudian hari; atau menambahkan catatan penjelasan dalam laporan. Atau mungkin juga ada banyak masalah yang lebih mendasar yang harus anda tangani.

Ingat, jika muncul masalah, jelaskanlah pokok persoalannya dan tunjukkanlah bagaimana anda akan mengatasinya. Jangan berpura-pura tidak ada masalah sama sekali!

Pelaporan Keuangan

Pelaporan keuangan kepada lembaga donor sangat penting dilakukan, tetapi selain itu memberikan laporan keuangan kepada para pemanfaat proyek/kegiatan (beneficiaries) juga merupakan suatu cara penting untuk meningkatkan tanggung jawab dan keterbukaan anda. Hal-hal tersebut meliputi:

• Memberdayakan pihak-pihak pemanfaat dan menunjukkan bahwa organisasi anda menghargai mereka.
• Memperkuat hubungan organisasi anda dengan mereka, menyediakan dasar bagi terciptanya hubungan jangka panjang.
• Menambah kualitas penentuan program, karena pihak yang mendapat manfaat memberikan masukan mengenai bagaimana dana digunakan.
• Mengurangi kemungkinan inefisiensi dan kecurangan.

Laporan keuangan harus mencakup informasi yang berguna bagi yang membacanya dan mudah dipahami. Bahasanya harus sederhana tanpa jargon dan jika mungkin harus dalam bahasa mereka. Isinya harus revelan dengan kegiatan-kegiatan yang mengatasnamakan mereka.

Pikirkanlah juga cara untuk menyampaikannya. Contoh: di kantornya di Kenya, sebuah organisasi bernama Action Aid menggunakan papan tulis sederhana yang memuat anggaran, jumlah dana yang tersedia untuk setiap wilayah, dan pengeluaran yang diperbarui setiap bulan. Papan-papan itu disusun dan tertutup atap di atasnya.

Secara umum, semakin anda terbuka tentang keuangan, semakin baik. Kerahasiaan sering kali hanya akan menimbulkan kecurigaan dan kondisi yang tidak efisien. Tetapi jika anda terbuka terhadap pemanfaat, maka anda telah menunjukkan tanggung jawab anda. Hal ini pada akhirnya akan mengangkat kesan baik tentang anda di mata donor.

Untuk mengetahui apakah pengelolaan keuangan anda dalam kondisi sehat atau sakit, periksalah dengan menggunakan pemeriksaan kesehatan melalui Manajemen Keuangan Mango (health check via Mango Finansial Management). Bukalah situs: http://www.mango.org.uk/resources/healthcheck.asp

Disarikan dari buku: Buklet Organisasi yang Sehat dan Dapat Dipercaya (Buklet 1 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 11-14.