Pengelolaan Pengetahuan Organisasi dalam Perspektif Sederhana

Kalau bicara pentingnya KM (Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan) bagi organisasi, mungkin sudah banyak tulisan yang menjelaskan tentang hal tersebut, begitu pula bicara tantangan dan hambatannya. Sepengetahuan saya, di kalangan NGO/LSM pun sudah beberapa kali diadakan pelatihan tentang KM ini walaupun dalam implementasinya masih membingungkan dan memusingkan kepala.

Saya ingin mencoba mengajak Anda berfikir praktis dalam memandang KM ini. Di sini saya mengajak Anda untuk melupakan dulu teori-teori KM yang ada dan mari kita internalisasi diri terlebih dahulu untuk mengidentifikasi dengan presisi apakah definisi KM dalam pikiran kita masing-masing.

Menurut saya, kalau bicara KM dalam sudut pandang yang sempit namun praktis, sebaiknya tentukan dulu tujuan dari KM yang ingin dikembangkan. Saya yakin, ketika bicara KM, maka akan muncul banyak ekspektasi, baik internal maupun eksternal. Istilah lainnya, pasti banyak maunya ketika bicara KM.

Misal:

• Saya ingin seluruh dokumentasi kegiatan organisasi terkelola dengan baik
• Saya ingin pembelajaran di tiap program bisa terkelola dengan baik sehingga untuk implementasi program berikutnya bisa lebih baik, efektif dan efisien
• Saya ingin KM terimplemen sehingga ketika terjadi pergantian staf, proses alih pengetahuan bisa dilakukan dengan baik
• Saya ingin pengetahuan organisasi bisa dimengerti masyarakat dengan baik dan sederet keinginan yang lainnya

Kalau semua keinginan tadi harus diakomodir dalam implementasi KM, pasti dalam implementasinya akan menyulitkan, harus mulai dari mana? bagaimana caranya? sementara sumber daya yang ada sangat terbatas baik orang maupun biaya.

Mari kita mulai menerapkan KM dari hal yang sederhana namun bisa direalisasikan, karena yang saya percaya, KM bisa diterapkan dengan cara-cara yang sederhana kalau kita sudah menjiwai betul apa itu KM.

Berikut ini adalah beberapa tips yang saya ingin berikan seputar implementasi KM dengan cara-cara sederhana yang bahkan bisa dilakukan tanpa biaya:

Tips 1: Tentukan Tujuan KM secara spesifik
Misalkan: pengetahuan dalam implementasi program X harus terkelola dengan baik

Tips 2: Komitmen pimpinan organisasi
Pimpinan organisasi harus komit untuk ikut serta secara aktif dalam implementasi KM ini terkait dengan budaya organisasi dimana pimpinan adalah pendorong utama terjadinya perubahan budaya organisasi, entah itu budaya menulis, berbagi informasi dan pengetahuan, disiplin pendokumentasian. Kalau ini tidak dilakukan, saya yakin sehebat apapun metodologinya, KM tidak akan berjalan sesuai harapan.

Tips 3: Buatlah kebijakan yang mendukung
Misalnya kebijakan rapat atau diskusi, harus ada notulensi atau catatan hasil diskusi yang kemudian disimpan di tempat tertentu yang mudah diakses suatu saat nanti, bisa saja di email ataupun dropbox. Sesuaikanlah kebijakan dengan tujuan yang hendak dicapai.

Tips 4: Tempatkan KM dalam program kegiatan
Jangan tempatkan KM sebagai area tersendiri atau divisi tersendiri kalau sumberdaya kita terbatas, tapi tempatkan KM sebagai ruh yang menyertai setiap program kegiatan sehingga tanpa biaya besar pun KM bisa dilakukan. Misalkan setiap kali ada evaluasi program, ada catatan tertulisnya dan disimpan di tempat yang sudah disiapkan, sehingga suatu hari nanti ketika ada program serupa, kita bisa belajar dari kesalahan ataupun bisa melakukan pengembangan dari metode sebelumnya sehingga bisa lebih efektif dan tepat sasaran.

Bicara tools pendukung KM, komputer saja pun sudah cukup, ketika kita mampu gunakan komputer tersebut untuk menjadi repositori pengetahuan-pengetahuan yang ada, mengklasifikasikan file-file dengan baik sehingga mudah untuk dicari.

Pada akhirnya, yang saya sampaikan di atas adalah prasyarat dan proses KM secara sederhana. Setelah itu dilakukan, maka KM untuk tujuan yang lebih besar akan lebih mudah tergambarkan dan lebih berpeluang untuk direalisasikan, tidak sekedar wacana.

Sumber: Air Sejati.