Pembuatan Proposal (Bagian 2/2)

Ketika anda sudah mempersiapkan segala sesuatunya seperti yang telah diterangkan di artikel Membangun Hubungan dengan Lembaga Donor, maka saat itu anda sudah siap untuk mulai menulis proposal. Tetapi, proposal tersebut harus mengikuti format tertentu. Sekali lagi, hal ini bukanlah sesuatu yang sulit.

Berikut adalah lanjutan petunjuk sederhana yang harus ada dalam proposal anda:

6.      Anggaran

Karena anggaran merupakan hal yang sangat penting, maka kami membuat satu buklet khusus dalam satu seri buklet ini yang berjudul Penganggaran.

7.      Risiko dan Asumsi

Ini adalah bagian yang sangat penting dalam proposal anda. Bagian ini memperlihatkan bahwa anda benar-benar telah memikirkan masak-masak setiap risiko yang mungkin muncul dalam proyek anda, dan bahwa anda menyadari bahwa ada asumsi-asumsi yang bisa anda buat dan dapat mengubah atau mempengaruhi hasil suatu kegiatan. Pada dasarnya, ada tiga macam risiko:

• Risiko yang muncul dari faktor-faktor yang berada di bawah kendali anda, misalnya rancangan yang buruk, pekerjaan kontraktor yang tidak memuaskan.
• Risiko  yang muncul dari faktor-faktor yang berasal dari kebijakan yang lebih luas serta dari lingkungan kelembagaan, yang hanya bisa dikendalikan oleh para pembuat keputusan di tempat lain.
• Risiko yang tidak terkendali, misalnya bencana alam, ketidakstabilan politik maupun harga-harga yang jauh dari jangkauan kita.

Untuk memperoleh informasi lebih lanjut mengenal hal ini, bacalah Bagian 6 Dokumen DFID tentang Alat-alat Pembangunan (DFID’s Tool for Development Document): http://www.dfid.gov.uk/pubs/files/toolfordevelopment.pdf.

8.      Evaluasi

Ini adalah bagian di mana anda menyatakan garis besar rencana anda dalam mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan. Banyak organisasi yang gagal mendapatkan dana karena mereka tidak mencantumkan evaluasi dalam proposalnya. Anda harus bisa memperkirakan keberhasilan proyek anda. Evaluasi tidak hanya memberi nilai lebih pada organisasi anda sebagai investasi yang kuat, tetpai juga akan membantu anda memantau proyek yang anda lakukan.

Jelaskanlah secara singkat bagaimana keberhasilan akan diukur. Anda bisa mencantumkan grafik yang memproyeksikan jumlah orang yang ingin anda bantu atau statistik yang ingin anda kurangi atau anda tambahkan.

9.      Jangka Waktu

Anda perlu menerangkan kepada lembaga donor tentang jangka waktu/jadwal implementasi yang diperlukan dari setiap aspek proyek anda, dan siapa yang bertanggungjawab atas setiap bagian. Idealnya hal ini harus dipaparkan dalam tabel yang mudah dibaca. Gunakanlah tiga judul: Aktivitas, Jangka Waktu, dan Penanggung Jawab. Jika mungkin, bagilah ke dalam beberapa bagian, misalnya, pertama lihatlah pada proses perencanaan, baru kemudian ke bagian-bagian lainnya.

10.      Informasi tentang Organisasi

Anda tidak perlu menerangkan dengan sangat rinci mengenai organisasi anda. Akan lebih baik jika anda menyertakan brosur organisasi anda maupun informasi dalam bentuk lain. Dalam dua halaman atau bahkan kurang dari itu, terangkanah kepada pembaca:

• Kapan organiasi anda berdiri
• Misi organisasi (pastikanlah bahwa proposal anda sejalan dengan misi organisasi anda).
• Struktur organisasi, program, dan keahlian tertentu.
• Jumlah pengurus, bagaimana para pengurus pertama kali diajak untuk terlibat dan tingkat partisipasi mereka.
• Fungsi setiap sukarelawan.
• Cantumkanlah penjelasan rinci tentang para staf, termasuk beberapa jumlah staf tetap dan tidak tetap serta tingkat keahlian mereka.

11.      Kesimpulan

Anda hampir selesai! Tahap ini adalah saat di mana anda menyempurnakan proposal anda dengan ikhtisar dan mengulangi poin-poin kunci dalam proposal anda. Anda perlu mengarahkan pembaca pada apa yang telah anda kemukakan dan anda tanyakan. Dengan mencantumkan rangkuman anggaran, berarti anda memberi pembaca gagasan yang jelas tentang skala dan inti permohonan anda.

Kesimpulan anda harus menggambarkan argumen anda dan rangkuman singkat (setengah halaman) serta usahakan tanpa pengulangan:

• Mengapa proyek tersebut penting;
• Mengapa organisasi anda adalah pihak yang tepat untuk melaksanakan proyek tersebut;
• Mengapa lembaga donor harus mempertimbangkan proposal anda dari sudut pandang anda sendiri;
• Apa yang bisa dicapai.

12.      Lampiran

Lampiran adalah semacam bonus tambahan, yang memberi rincian tambahan tanpa terlalu menambah panjang proposal. Anda juga bisa melampirkan dokumen tambahan berisi informasi penting tanpa perlu menuliskannya. Tetapi, ada dua hal penting yang harus diingat dalam lampiran: a) jangan mencantumkan lampiran yang penuh dengan jargon; b) jangan terlalu mengandalkan lampiran – anggaplah selalu bahwa lembaga donor hanya akan melihat surat dan anggaran anda.

Beberapa gagasan untuk lampiran yang berguna:

• Laporan Tahunan;
• Anggaran yang terperinci;
• Pernyataan audit terbaru;
• Foto-foto berkaitan dengan konteks proyek anda;
• Penjelasan teknis yang terperinci;
• Jangka waktu yang terperinci;
• Laporan evaluasi yang revelan.

Berilah nomor pada lampiran anda sehingga memudahkan pembaca dan cantumkanlah dalam daftar isi. Terakhir, cantumkanlah bibliografi/referensi singkat.

Disarikan dari buku: Buklet Penulisan Proposal (Buklet 2 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 12-15.