Panduan Tata Laksana Pelatihan Internal (Bagian 2/3)

Tahapan Proses Pelatihan

Pada saat pelaksanaan pelatihan, harus disediakan waktu selama 30 menit untuk melakukan acara seremonial pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi. Isi dari acara seremonial tersebut adalah pimpinan organisasi harus mengingatkan kembali mengenai nilai-nilai serta perubahan yang diharapkan dari pelatihan yang dilaksanakan. Setelah itu, lakukan pembagian kelompok sesuai dengan kebutuhan. Agar pelatihan dapat berjalan efektif maka satu tim bisa terdiri atas 1 orang instruktur dengan jumlah peserta pelatihan antara 6-10 orang, dan 4 orang instruktur di bawah pengawasan, 1 orang pemandu yang akan mengarahkan jalannya pelatihan pada tiap-tiap proses, serta 1 orang pemandu dibantu dengan 2 orang observer.

Instruktur adalah tim pelatih yang ditugaskan untuk mendampingi kelompok peserta selama pelatihan serta memberikan arahan dan motivasi kepada kelompok peserta dalam setiap permainan yang dijalankan. Instruktur juga berfungsi sebagai fasilitator dan pengawas dalam tim. Pemandu adalah tim trainer yang menguasai konsep acara permainan dalam pelatihan, di mana setiap konsep yang telah dibuat harus sudah dikuasai oleh instruktur. Observer adalah tim trainer yang akan melakukan pengawasan dan memberikan penilaian kepada tim dan kepada setiap peserta. Selain itu, observer juga bertanggung jawab dalam pengawasan terhadap kondisi psikologi peserta training.

Dalam pembentukan tim dapat dilakukan secara acak dengan metode permainan yang telah dipersiapkan. Permainan tersebut adalah dengan memilih persamaan warna yang telah disediakan sebelumnya. Setelah kelompok terbentuk, baru masing-masing kelompok diminta untuk menentukan pemimpin dalam kelompok. Dengan catatan bahwa pemimpin kelompok dapat dilakukan bergantian berdasarkan kebutuhan dan kesepakatan dalam kelompok.

Selanjutnya, seluruh peserta harus dapat membuat jadwal pelatihan sesuai dengan arahan secara garis besar yang telah ditetapkan (seperti pada contoh di bawah). Pembuatan jadwal pelatihan pada awalnya dibuat oleh tim trainer kemudian akan diserahkan kepada peserta. Akan tetapi setelah masuk pada proses pelatihan maka peserta diperkenankan untuk mengubah jadwal tersebut sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan.

Selain itu, peserta juga diberikan aturan awal dan sanksi apabila melanggar selama pelatihan. Aturan awal tersebut dibuat oleh tim trainer bersama peserta saat prapelatihan. Setelah itu, peserta dapat mengubah aturan yang telah dibuat beserta sanksinya sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi selama pelatihan. Dengan cacatan, aturan dan sanksi yang diubah harus berdasarkan musyawarah mufakat untuk membuat kesepakatan bagi seluruh kelompok. Hasil setiap kesepakatan yang telah dibuat harus ditaati oleh seluruh peserta karena bertujuan untuk membangun komitmen dan kebersamaan, serta kesadaran dalam menerima setiap konsekuensi logis dari setiap hal yang telah disepakati di awal. Artinya akan ada reward and punishment-Reward akan diberikan apabila berprestasi dan punishment akan diberikan apabila melanggar kesepakatan yang telah ditetapkan.

Pembuatan jadwal pelatihan dapat disesuaikan dengan, kondisi waktu yang ada. Di bawah ini diberikan contoh pembuatan jadwal pelatihan dengan durasi 3 hari dua malam sehingga waktu 24 jam yang dihitung hanya pada sesi pelatihan saja.

Jadwal pelatihan juga dapat dibuat dengan durasi 24 jam pelatihan. Pelatihan ini akan diatur dari, oleh dan untuk peserta. Selama 24 jam yang dilaksanakan dalam pelatihan adalah termasuk dalam agenda pelatihan. Dengan demikian, sejak seremonial pembukaan dalam pelatihan dimulai maka seluruh aturan dan kesepakatan awal telah berlaku.

Setelah terbangun kesepakatan maka seluruh peserta diajak untuk melakukan permainan awal yang diberi nama ice breaking (pemecah kebekuan) agar suasana beku yang ada dalam diri seluruh peserta pelatihan dapat cair sehingga dapat menikmati permainan-permainan dalam pelatihan nanti. Dalam setiap permainan ice breaking, seluruh peserta harus dibuat enjoy dan semeriah mungkin sehingga seluruh peserta akan dapat terbawa dalam suasana pelatihan yang menyenangkan, tapi tetap terfokus pada tujuan pelatihan.

Pembagian jam pada tahapan adalah 1 jam untuk seremonial pembukaan dan pembentukan kelompok: 8 jam untuk proses mengenal pribadi; 7 jam untuk proses membentuk diri; 6 jam untuk proses membangun keputusan diri; dan 2 jam untuk melakukan relaksasi dan refleksi akhir, serta pengarahan pimpinan organisasi sekaligus penutupan pelatihan.

Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan pemahaman di akhir sesi pelatihan dan penekanan obsesi organisasi selanjutnya saat karyawan akan memulai bekerja kembali. Selain itu, akan dibuat penetapan kembali secara legal formal terhadap kesepakatan dan hasil-hasil yang telah dicapai dalam pelatihan. Setelah itu, dilakukan penetapan komitmen bersama yang, apabila dilanggar harus dapat diterima segala konsekuensinya dengan penuh kesadaran diri. Dengan demikian, di sini dibutuhkan ketegasan dari seluruh peserta dalam menjalankan suatu sistem yang telah disepakati.

Penetapan kesepakatan-kesepakatan tentunya dilaksanakan setelah dilakukan relaksasi dan refleksi secara umum terhadap pelaksanaan pelatihan yang telah dijalankan. Penetapan komitmen bersama dilakukan antara pimpinan organisasi dengan seluruh karyawan yang mengikuti pelatihan tersebut.

Dalam pelatihan ini, bentuk permainan yang juga akan memperhatikan tingkatan emosional, semakin ke atas tingkat emosionalnya maka akan dibuat semakin meningkat. Maksudnya adalah mulai dari pembentukan tim sampai dengan sesi membangun keputusan diri, tingkat emosional peserta akan dibuat semakin meningkat. Selanjutnya pada sesi relaksasi dan refleksi, tingkat emosional peserta akan diturunkan dan dinormalkan kembali.