Panduan Tata Laksana Pelatihan Internal (Bagian 1/3)

Dalam pelaksanaan pelatihan, ada tiga tahapan yang harus dilalui oleh peserta dan tiga komponen yang harus berperan/terlibat sehingga hasil dari pelatihan diharapkan dapat berjalan dengan baik. Komponen yang terlibat dalam pelatihan itu adalah pimpinan organisasi, pelatih dan peserta pelatihan itu sendiri

Adapun tahapan-tahapan yang harus dijalankan dalam pelatihan tersebut adalah:

1. Tahapan prapelatihan
2. Tahapan pada proses pelatihan
3. Tahapan Pascapelatihan

Tahapan prapelatihan merupakan tahapan yang dilaksanakan satu bulan sebelum pelatihan outbound dilaksanakan. Pelaksanaannya dapat dilakukan secara rutin diorganisasi tiap satu minggu sekali. Selanjutnya, tahapan pada proses pelatihan adalah pelaksanaan outbound yang dilakukan minimal selama 24 jam. Tahapan pascapelatihan adalah tahapan implementasi, di mana peserta pelatihan diuji dalam sebuah kasus nyata terhadap komitmen yang telah dibangun selama proses pelatihan. Selain itu, dalam tahapan pascapelatihan ini juga di lakukan evaluasi sejauh mana perubahan yang dapat dirasakan oleh peserta dalam organisasi setelah pelatihan dilaksanakan.

Tahapan Prapelatihan

Pada tahapan prapelatihan ini, pimpinan organisasi harus dapat memberikan informasi yang detail mengenai visi, misi dan tujuan organisasi. Setelah itu, target-target yang hendak dicapai atau yang diharapkan oleh organisasi (rencana-rencana strategi organisasi) juga harus disampaikan kepada karyawan peserta training.

Dalam pemberian informasi ini, pimpinan harus dapat meyakinkan kepada seluruh karyawan organisasi bahwa apabila harapan yang telah ditetapkan dapat dicapai maka akan dapat membawa dampak ke depan yang lebih baik. Dampak dari pencapaian tersebut akan dapat menjadikan organisasi lebih maju sehingga pada akhirnya seluruh keluarga besar organisasi akan dapat menikmati adanya perubahan tersebut.

Selain pemberian informasi mengenai rencana strategis organisasi tersebut, juga perlu adanya penekanan terhadap rencana-rencana operasional yang telah ditetapkan oleh organisasi. Cara ini akan dapat membangun dukungan yang kuat dari seluruh karyawan sehingga akan terjadi peningkatan kinerja seluruh karyawan dengan harapan akan terwujud pula peningkatan perhatian dari organisasi. Pimpinan organisasi dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk melakukan penanaman nilai-nilai yang ditetapkan dalam organisasi dan memberikan arahan tentang bagaimana penerapan dari nilai-nilai tersebut agar memiliki arah yang jelas. Dengan demikian, diharapkan seluruh karyawan dapat mengerti dan mengetahui bagaimana cara pencapaian seluruh rencana strategis organisasi yang telah ditetapkan dangan baik dan benar.

Pada tahapan prapelatihan ini, diharapkan akan terbangun dan terjalin komunikasi yang baik dan benar antara pimpinan organisasi dengan karyawannya (peserta training). Selain itu, dapat terjalin juga komunikasi yang positif antara sesama karyawan, artinya saling terbuka dalam menyampaikan permasalahan dan memberikan masukan yang membangun untuk kemajuan bersama. Agar harapan yang telah ditetapkan dapat terwujud maka harus ada umpan balik yang terjadi antara pimpinan dan karyawannya, artinya harus ada keterbukaan antarposisi masing-masing-mencoba melakukan pemahaman dan membangun rasa saling pengertian sehingga masing-masing dapat memahami dan mengerti akan hak dan kewajiban saat berada di posisi masing-masing.

Dalam jalinan komunikasi yang terbangun ini diperlukan adanya informasi mengenai kemungkinan terjadinya pertentangan kepentingan antara pimpinan dengan karyawannya. Oleh karena itu, masing-masing diharapkan dapat menyampaikan seluruh permasalah-permasalahan yang dihadapi selama ini, Selain itu, organisasi juga perlu mengetahui pengharapan dari tiap-tiap karyawan terhadap organisasi, yang nantinya dapat dijadikan sebagai sebuah database permasalahan. Dari database tersebut maka akan dicari penyelesaiannya dalam pelaksanaan pelatihan yang akan dilaksanakan.

Dengan terjalinnya komunikasi pada tahap prapelatihan maka akan dapat membangun solidaritas awal peserta yang akan dibentuk dalam tim. Dari solidaritas yang terbangun nanti, diharapkan akan dapat membangun hubungan emosional antar individu peserta pelatihan dalam tim sehingga nantinya akan sangat membantu dalam suksesnya pelaksanaan pelatihan ini. Selain itu, diharapkan pula dapat saling memahami dalam mengatasi permasalahan yang sedang dan akan dihadapi dari masing-masing peserta dan bagaimana posisi masing-masing peserta dalam pelatihan nantinya.

Pada tahapan ini, organisasi juga harus sudah memiliki database tiap karyawan (peserta pelatihan), yang dipergunakan untuk mengetahui kondisi awal mengenai individu dan lingkungan organisasi, Dengan database tersebut, diharapkan dapat mengetahui sejauh mana pengharapan pada kepentingan yang ada dalam setiap individu di lingkungan organisasi.

Database tiap karyawan yang diharapkan untuk mengetahui kondisi awal mengenai individu adalah sebagai berikut :

• Data situasi kerja

1. Ruang lingkup pekerjaan
2. Tingkat pekerjaan
3. Peranan tekanan
4. Ukuran kelompok kerja
5. Gaya kepemimpinan
6. Hubungan rekan kerja
7. Kesempatan untuk maju

• Data nilai karyawan dan pengharapan tugas

1. Prestasi kerja
2. Kesiapan dalam pelaksanaan tugas
3. Kecepatan dan ketepatan penyelesaian tugas

• Data karakteristik pribadi karyawan

1. Pendidikan
2. Masa Jabatan
3. Usia
4. Jenis kelamin
5. Jumlah keluarga

• Data kepuasan dengan situasi kerja

Empat data di atas sangatlah penting dalam mencapai keberhasilan dalam pelatihan yang dilaksanakan selama 24 jam nantinya. Hal ini disebabkan empat data di atas saling berhubungan dan saling berpengaruh terhadap pribadi peserta dalam melakukan perubahan di pelatihan dan di organisasi. Seluruh aktivitas yang di lakukan dalam rangka pelatihan adalah mulai dari pembukaan sampai dengan penutupan. Artinya, dalam pelatihan memang dirancang dari peserta, oleh peserta dan untuk peserta.

Keempat data di atas akan dipergunakan oleh tim pelatih dalam pemberian stimulus perubahan yang akan dilakukan. Data tersebut dipergunakan oleh observer untuk melakukan pengawasan pada tiap-tiap pribadi karyawan yang diikutkan dalam pelatihan sehingga pelatihan yang dilaksanakan dapat tepat sasaran dan berhasil guna.