Bagaimana Membangun Riwayat Organisasi Anda?

Ingat, jika sebuah lembaga donor memutuskan untuk mendukung proyek anda, tentu ada risikonya. Jadi, anda harus bisa menunjukkan bukti bahwa proyek anda adalah ‘risiko yang baik’, dan cara paling baik adalah dengan mempunyai riwayat yang bagus. Berikut ini adalah saran-saran dalam memberikan bukti:

• Tunjukkanlah bagaimana organisasi anda telah berhasil menyelesaikan proyek serupa di masa lalu, atau telah mengerjakan proyek-proyek yang berhasil.
• Tunjukkanlah bahwa anda dapat bekerja dengan baik dan telah berkembang selama bertahun-tahun, bahwa anda mendapat dana kuat; bahwa anda mempunyai dukungan luas; dan bahwa anda mempunyai staf yang berkualitas.
• Tunjukkanlah bagaimana anda mendapat dukungan luas dari masyarakat. Selain itu, tunjukkan pula bagaimana kelompok sasaran anda sangat menghargai pekerjaan anda.

Dan berikut ini adalah beberapa saran sederhana tentang bagaimana anda bisa menunjukkan semua hal di atas …

Membuat laporan tahunan organisasi.

• Laporan tahunan adalah langkah awal yang baik. Biasanya laporan tahunan mencakup perincian proyek yang telah selesai atau sedang berlangsung dalam tahun itu, perincian tentang dewan pengurus dan staf, serta beberapa masukan saran terhadap dampak yang terjadi yang berkaitan dengan rencana.
• Untuk informasi keuangan, salinan pertanyaan audit keuangan akan sangat berguna. Dokumen-dokumen ini bisa dimasukkan sebagai lampiran.

Membuat berita di media masa lokal, khusus, maupun nasional.

• Hubungilah media lokal untuk menginformasikan tentang kampanye/proyek yang sedang berlangsung yang mungkin ingin mereka liput.
• Simpanlah salinan setiap berita yang dimuat.
• Edarkanlah salinan berita kepada para pendukung dan kontak-kontak utama sebisa mungkin.
• Beritahukanlah tentang peliputan media yang akan datang kepada para pendukung anda.
• Rekamlah peliputan radio maupun TV yang bisa anda dapatkan.

Teruslah memelihara hubungan yang telah terbina dengan lembaga dana

• Sampaikanlah ucapan terima kasih segera setelah anda menerima bantuan.
• Kirimkanlah laporan tahunan dan publikasi yang telah anda buat yang sekiranya menarik, bahkan jika anda tidak sedang mendapat bantuan dana.
• Kirimkanlah laporan perkembangan dan laporan akhir dari suatu proyek (mungkin anda memang diminta oleh donor untuk mengirimkannya).
• Undanglah orang-orang dari lembaga donor jika kebetulan mereka sedang berada di wilayah anda, atau ke acara yang anda buat.
• Ciptakanlah hubungan kerja yang informal.
• Pastikanlah seluruh persyaratan telah terpenuhi dan korespondensi harus dibalas sesegera mungkin.

Memperoleh komentar dan pujian dari kelompok sasaran dan para ahli.

• Simpanlah setiap surat dari klien dan pelanggan yang berterima kasih.
• Mintalah kepada para ahli dan orang-orang lain untuk mengunjungi anda, dan mintalah mereka untuk menulis surat kepada anda tentang kesan mereka atas kerja anda. Lalu tanyakanlah jika anda boleh mengutipnya untuk dimasukkan ke dalam proposal permohonan dana.

Mengerjakan proses dokumentasi  dengan serius:

• Menyusun Berkas Organisasi (Fact File)

Hal-hal mendasar tentang organisasi anda, tujuannya dan sejarahnya. Hal ini sering terlupakan!

• Kredibilitas Fact File (Berkas Kredibilitas)

Beberapa informasi dasar tentang keberhasilan yang telah diraih organisasi, sponsor utama dan catatan mengenai peliputan media terbaru.

• Kotak Berkas Kredibilitas (Box File)

Kotak berkas di mana anda menyimpan akte pengesahan, kutipan, daftar pelindung, dan penyandang dana, kliping koran maupun laporan penelitian yang menekankan pada permasalahan dan kebutuhan, statistik dan kecenderungan yang menunjukkan lingkup permasalahan serta perubahan situasi, laporan evaluasi yang mencerminkan kerja yang baik yang telah dilakukan oleh organisasi anda, dan studi kasus serta foto orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan anda. Pada dasarnya, segala sesuatu yang mungkin berguna dalam mendukung kasus anda.

• Rencana pencarian dana bagi organisasi

Untuk membantu anda merencanakan darimana dan bagaimana anda akan menambah uang yang anda perlukan untuk proyek anda, dan untuk mengembangkan rencana lain/cadangan jika anda tidak berhasil.

• Memantau kemajuan

Catatlah semua bantuan dana yang pernah anda terima untuk melacak kemajuan permohonan dana yang lebih penting.

• Memobilisasi hubungan

Untuk menolong anda mengenali kontak pribadi dan memobiliasi bantuan staf anda, pengurus, pelindung, dan pihak-pihak lain yang bisa membantu anda dalam mencari dana.

Disarikan dari buku: Buklet Organisasi yang Sehat dan Dapat Dipercaya (Buklet 1 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 8-11.