Untuk Membangun Knowledge Management

Untuk Membangun Knowledge Management, dari sisi internal, AAM memulainya dengan mengembangkan konsep knowledge culture atau budaya yang berbasis pengetahuan. Konsep ini bahkan sudah diterapkan sejak dari proses rekrutmen, pengembangan SDM di perusahaan hingga ke seluruh proses kerja dan atau value chain-nya.

Ada hal menarik terkait dengan strategi pengembangan SDM di AAM. Perusahaan ini merancang struktur organisasi yang berbasis pengetahuan dan kompetensi di mana hubungan di antara unit-unit organisasinya tergambar dan terkoneksi di dalam AAM Strategy Map dan AAM Balance Scorecard. Strategi pengembangan SDM yang diterapkan AAM ini mengacu pada Competency Based Human Resources Management dengan melakukan penempatan, pengembangan, dan potential review (assessment) karyawan berdasarkan kompetensinya. Definisi kompetensi yang dianut AAM adalah sekumpulan atau serangkaian pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan sikap perilaku (attitude) yang dapat diobservasi dan diukur guna meningkatkan kinerja karyawan tersebut. Acuannya adalah Competency Framework yang terdiri dari core competency, leadership competency dan soft competency yang sekaligus dipakai jajaran pengelola SDM di AAM untuk melakukan rekrutmen, proses seleksi, performance management, talent management, training development dan reward management.

Dari sisi eksternal, AAM menjaring dan berbagi pengetahuan dengan customer dan karyawan front line. Secara teknis, pengembangan pengetahuan untuk customer ini meliputi manajemen sistem pergudangan dan penyimpanan, pengetahuan produk, sistem order di relasi rumah sakit, pelayanan pelanggan, dan edukasi karyawan front line. Untuk mengedukasi kalangan pekerja front line, AAM menggulirkan program yang dinamakan AKAR (AAM’s Knowledge Sharing for Customers).

Banyak customer AAM umumnya kalangan garda depan apotik, pengusaha apotik, pekerja medis, paramedis dan pengusaha rumah sakit— merasakan manfaat dari forum AKAR, yang diselenggarakan sejak Januari 2006. Ini karena temanya menarik dan mereka yang, berbagi dalam forum ini memang sosok yang kompeten di bidangnya. Misalnya, pada forum AKAR Januari 2011, temanya adalah Selling with Heart dengan pembicara Li Seng Cuan dan Product Knowledge Sharing dari Product Manager Grup Dexa Medica. Event semacam AKAR ini memang tak sebatas mempererat jalinan kemitraan antara AAM dengan pelanggan, namun juga memperkaya pengetahuan dan menciptakan lingkungan berbagi pengetahuan secara kolaboratif. Selain AKAR, AAM masih punya program cusTomer warehoUsiNg quality ASsistance atau mereka singkat TUNAS. Kalau AKAR untuk para customer yang berhadapan langsung dengan konsumen, sementara TUNAS ditujukan untuk customer yang menangani masalah pergudangan.”Kami memakai kata TUNAS supaya mudah diingat, meski singkatannya kerap tidak nyambung… hahaha,” seloroh Erwin. Dalam program ini, AAM memberikan konsultasi dan asistensi kepada customer seputar upaya meningkatkan kualitas penyimpanan dan manajemen pergudangan produk-produk obat, vaksin, peralatan kesehatan dan consumer healthcare.

Bagi perusahaan distribusi, urusan mengelola gudang memiliki seni tersendiri. Erwin pernah terpukau dengan kemampuan stafnya di bagian gudang kala menata barang ke dalam kardus. Ada sejumlah item barang dan Erwin pernah mencoba memasukkannya ke dalam satu kotak kardus. Hasilnya? Ia membutuhkan waktu puluhan menit untuk menata barang-barang tersebut. Itu pun Erwin merasa hasilnya kurang memuaskan. Ia lalu memanggil stafnya yang biasa menangani urusan pengepakan. Sang staf tadi membutuhkan waktu, seingat Erwin, “Hanya beberapa menit. Jauh lebih singkat dari saya. “Hasilnya, barang-barang radi tertata rapi di dalam kardus. Jauh lebih memuaskan ketimbang hasil pekerjaan Erwin. Jangan pernah meremehkan pekerjaan yang kelihatannya sepele ini. Bayangkan jika Anda diminta menata barang-barang radi dalam 1.000 kardus untuk dikirimkan segera. Jika per kardus Anda membutuhkan waktu I0 menit, berarti total waktu yang Anda butuhkan hampir tujuh hari jika bekerja nonstop. Sementara, kompetitor Anda hanya membutuhkan waktu 1 menit per kardus, atau rotal kurang dari sacu hari. Dalam bisnis distribusi, kecepatan adalah faktor kunci.

Sumber: Successful Implementation of KM in Indonesia, Penulis: J. Budi Soesetyo, Hal: 11-14.