Bagaimana Menulis Proposal Untuk Lembaga Donor?

Ada beberapa prinsip dasar dalam menulis proposal:

1. Sebelum Menulis Proposal

Jangan menulis proposal sebelum melakukan penelitian, kajian, perencanaan (internal) atau membaca dan memahami TOR (Term of Refence) dari donor (eksternal).

• Proposal membentuk dasar hubungan dengan lembaga donor. Artinya dengan membaca proposal, donor akan mengetahui tingkat pemahaman si pembuat proposal terkait program yang akan dijalankan.
• Jika ditulis dengan tergesa-gesa, tanpa perencanaan dan pemikiran yang baik, hubungan dengan donor akan cepat berakhir.
• Buat proposal berdasarkan: fakta, komprehensif, hati-hati dan komitmen terbaik dalam pelaksanaannya.
• Kejelasan tentang mengapa dan kepada siapa proposal itu dibuat. Hal ini dilakukan agar proposal yang diajukan tepat sasaran.
• Mengetahui karakteristik donor yang dituju.
• Kenali diri sendiri, maksudnya adalah kejelasan identitas. Memahami kekuatan dan kelemahan diri, mampu menampilkan rekam jejak yang terpercaya khususnya dalam bidang pengelolaan keuangan, dampak proyek, keahlian teknis dan kemampuan manajemen secara umum.
• Merencanakan proyek berarti memahami konteks permasalahan, menetapkan tujuan serta mendesain prosesnya

2. Mengapa Menulis Proposal

Proposal dibuat untuk menarik perhatian seseorang atau lembaga donor agar mendukung kegiatan yang akan dilaksanakan baik berupa dana maupun fasilitas. Pada saat mengajukan Proposal ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan:

• Besarnya dana yang dibutuhkan
• Penganekaragaman sumber dana (donor) sehingga tidak tergantung kepada donor tunggal
• Proyek proposal tersebutb sesuai dengan kerangka kerja pembangunan regional atau nasional yang lebih luas dimana banyak lembaga donor yang terlibat didalamnya
• Penggalangan dana dari masyarakat (ini akan berdampak positif)
• Dana berasal dari internal organisasi (mengembangkan sumber dana sendiri)

3. Kepada Siapa Proposal Dibuat

Proposal dibuat yang pasti kepada calon donator/ lembaga donor. Dan yang paling terpenting adalah membangun kontak secara baik kepada pihak-pihak pengambil keputusan di lembaga donor tersebut. Mulai dari level project officer, program manajer, committee sampai kepada Para ahli teknis. Mengapa penting membangun kontak kepada ahli teknis karenam. Mereka inilah yang akan mengkaji kelayakan proposal dari segi teknis. Kajian mereka akan menjadi pertimbangan bagi pengambil keputusan untuk menetapkan layak-tidaknya sebuah  proposal diberikan dana.

Tips: Komunikasi secara profesional dengan mereka. Lakukan secara tepat dan jangan memboroskan waktu mereka. Jujur dan terbuka saat berkomunikasi.Jadilah pendengar yang baik dan berbagi informasi dan ide.Tampilkan sisi manusiawi sehingga donor dapat mengidentifikasikan diri mereka dengan beneficiaries.

Pahami donor yang akan dituju terutama:

• Visi, misi, tujuan serta bidang garapannya
• Format proposal, batas waktu penyampaian proposal, dll

Menulis proposal adalah “proses menjual“ sehingga kita harus tahu apa yang diinginkan “pembeli”. Apa yang diinginkan donor?

• Mendapatkan dampak atau perbedaan. Mereka ingin dengan uang itu dapat memberi dampak, mereka ingin pekerjaan yang didanai tersebut sukses dan mereka ingin kelihatan sukses.
• Mendapatkan pengetahuan (baru), pemahaman, informasi
• Berbagi pengetahuan, pemahaman, informasi dan pada umumnya menambahkan nilai dalam intervensi yang mereka pilih
• Meningkatkan pengaruh dalam hal penyelesaian masalah yang terjadi di dunia, kawasan, negara atau area tertentu

Keseluruhan agenda lembaga kita tidak bisa terlalu berbeda dengan donor. Misalnya jika lembaga kita mendukung pelestarian alam, tidak akan menarik perhatian jika dikirim kepada lembaga/ perusahaan pertambangan yang mengusahakan eksplorasi dan eksploitasi alam untuk mendapatkan hasil tambang. Proposal itu mesti meyakinkan donor bahwa dengan mendukung proyek tersebut akan membawa kepada intervensi yang berhasil sehingga dengan bangga ia dapat mengatakan keterlibatannya, pengaruhnya dan mengidentifikasikan dirinya dengan proyek tersebut. Orang akan mengidentifikasikan dirinya dengan orang lain. Hal ini berarti jika kita menulis proposal sebaiknya terdapat sentuhan manusiawi, sentuhan personal dan bukan sekedar ringkasan yang kering. Donor ingin bahwa mereka dapat memberikan nilai tambah melalui berbagi pelajaran dan intervensi yang didapat dari proyek lain dimana mereka terlibat. Dengan kata lain mereka akan mengkhususkan diri dan memilih proyek yang sesuai dengan spesialisasi  mereka. Semakin baik kita mengenal donor, semakin mampu kita memilih donor yang tepat dan semakin mampu membuat proposal yang menarik perhatian donor untuk ”membeli” ide tersebut.

4. Struktur Proposal

Batang Tubuh Proposal – isi

• Batang tubuh proposal merupakan pekerjaan “menjual” yang utama. Pada bagian inilah upaya menarik perhatian donor mendapatkan tempat dan menjadi penting.
• Hal-hal yang harus tercakup dalam batang tubuh proposal:

1. Konteks (1 halaman)
2. Spesifik/kesempatan yang relevan dan atau masalah bagi organisasi dan donor (1/2 halaman)
3. Tujuan (1/2 halaman) termasuk penjelasan tentang penerima manfaat
4. Proses yang diperlukan untuk mengerjakan (3 –4 halaman)

Untuk mengingatnya, bisa disingkat CROP:

C = Context
R = Relevance (thd konteks bagi organisasi dan donor)
O = Objectives
P = Process
Kesimpulan dan anggaran

• Kita perlu memperkirakan apa yang dipikirkan para pembaca proposal tentang apa yang kita tulis dan minta dari mereka.
• Kesimpulan akan membantu kita dan dengan memasukkan ringkasan anggaran, kita memberi gambaran yang jelas kepada pembaca tentang ide, skala dan substansi yang kita ajukan.
• Kesimpulan yang kita buat sebaiknya menggambarkan keseluruhan argumen dengan ringkas (1/2 halaman) dan tanpa pengulangan.
• Mengapa proyek tsb diperlukan.
• Mengapa organisasi kita tepat sebagai pelaksana proyek tersebut.
• Mengapa donor perlu memeperhatikan proposal, tentusaja dari sudut pandangnya.
• Apa yang dapat dicapai.

5. Anggaran

Anggaran memberikan gambaran yang memuat kebutuhan program yang telah direncanakan. Jelasnya bahwa anggaran adalah alat yang menterjemahkan kegiatan ke dalam nilai uang. Untuk itu dalam anggaran akan dapat terbaca perincian semua item kegiatan suatu program lembaga. Anggaran merupakan sesuatu yang vital karena anggaran menjadi pertimbangan untuk menentukan kualitas maupun kuantitas kegiatan. Sekali salah melakukan estimasi anggaran kegiatan, maka dampaknya pada langkah/ aspek kegiatan lainnya : perencanaan – pelaksanaan – monitoring dan evaluasi. Anggaran menjadi penting karena:

• Akan membantu lembaga dalam pengelolaan keuangan
• Jika kita dapat menyusun anggaran secara komplet/ detail, maka Anda dapat melakukan perencanaan kegiatan dengan baik
• Anggaran juga dapat membantu lembaga untuk mengelola pengeluaran melalui kegiatan ataupun daur program
• Anggaran penting untuk akuntabilitas dan transparansi sebuah lembaga
• Penyusunan keseimbangan anggaran yang baik juga penting untuk keberlanjutan lembaga

Kapan menyusun anggaran?

• Berdasarkan operasional tahunan
• Berdasarkan perencanaan strategis
• Berdasarkan estimasi
• Mempertimbangkan juga komponen inflasi

Apa yang diestimasikan dalam anggaran?

• Biaya Operasional
• Biaya organisasi/ lembaga
• Biaya staf
• Biaya Investasi

Dalam membuat estimasi operational cost, item yang biasanya muncul adalah : jenis kegiatan, unit cost, volume (quantity) dan Total biaya. Untuk Organisational Cost, pembiayaan yang perlu diestimasi adalah: Management Cost, Administration, Pengembangan lembaga & pemerintah (Pertemuan pengurus, proses organisiasi dsb). Sementara pembiayaan staf meliputi staf fungsional yang melakukan kegiatan dan staf pendukung yang secara administratif membantu memperlancar urusan administrasi selama proyek berjalan. Sedangkan biaya investasi meliputi sarana prasarana selama proyek berjalan (mobil, sepeda motor, komputer dsb).

Bibliografi/ Referensi

Menulis proposal bukanlah menulis thesis maupun buku. Namun perlu diingat bahwa apa yang kita tulis adalah berdasarkan fakta dan didukung oleh sumber yang dapat dipercaya. Tidak penting apakah format yang kita tulis memenuhi kaidah akademis atau tidak, yang penting adalah jelas dan konsisten dengan penulisan yang kita lakukan.Bibliografi/ referensi memuat:

• Nama pengarang dan nama organisasi yang menerbitkan
• Jenis publikasi (buku, jurnal, paper, dll)
• Tanggal penerbitan
• Nama penerbit

Sumber: Kelas Kyutri, Jumat, 10 Mei 2013.