Pembuatan Proposal (Bagian 1/2)

Des 31, 2012 No Comments by keuanganLSM

Ketika anda sudah siap

Ketika anda sudah mempersiapkan segala sesuatunya seperti yang telah diterangkan di artikel Membangun Hubungan dengan Lembaga Donor, maka saat itu anda sudah siap untuk mulai menulis proposal. Tetapi, proposal tersebut harus mengikuti format tertentu. Sekali lagi, hal ini bukanlah sesuatu yang sulit. Berikut adalah petunjuk sederhana yang harus ada dalam proposal anda:

Surat Pengantar
Daftar Isi
Ringkasan Pelaksanaan
Pernyataan Kebutuhan
Penjabaran Proyek
Anggaran
Informasi tentang Organisasi
Risiko dan Asumsi
Evaluasi
Jangka Waktu
Kesimpulan
Lampiran

Dibawah ini adalah saran untuk hal-hal yang perlu dicantumkan dalam setiap bagian yang telah disebutkan di atas:

1. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah hal pertama yang akan dibaca oleh orang-orang lembaga donor dan biasanya akan menjadi dasar pertimbangan apakah proposal anda akan diterima atau ditolak. Surat pengantar harus singkat dan langsung ke pokok bahasan, tetapi anda perlu menyebutkan jenis dukungan yang anda perlukan; tujuan proyek dan bagaimana tujuan tersebut memenuhi petunjuk lembaga donor; total anggaran; serta nama lembaga-lembaga donor lain yang juga turut mendanai proyek anda, jika ada. Gaya penulisan surat anda harus resmi dan profesional.

2. Halaman Judul dan Daftar Isi

Judul harus mencakup:

Judul dan sub-judul proyek;
Nama dan alamat organinisasi;
Tanggal dan nama lembaga donor

Daftar isi harus mencakup gambaran ringkas atau penjabaran setiap bagian dalam proposal, termasuk nomor halaman yang tepat.

3. Ringkasan Pelaksanaan

Halaman pertama dalam proposal anda adalah bagian yang paling penting dari keseluruhan dokumen. Halaman ini merupakan kesempatan anda untuk memberikan gambaran ringkas tentang proposal anda yang akan diikuti oleh pembaca. Singkatnya, halaman pertama ini berisi rangkuman seluruh informasi kunci yang dirancang untuk meyakinkan pembaca bahwa proyek anda harus dipertimbangkan untuk didanai. Di dalam halaman pertama ini harus dicantumkan:

Permasalahan – satu atau dua paragraf yang menyebutkan permasalahan yang telah diidentifikasi oleh organisasi anda.

Solusi – satu atau dua paragraf yang menjelaskan apa yang akan dikerjakan; jumlah orang yang akan merasakan manfaat proyek tersebut; lokasinya; waktu yang diperlukan; dan siapa yang akan menanganinya. Kenalilah setiap ‘harta tersembunyi’ yang bisa membuat solusi anda tampak cemerlang.

Dana yang diperlukan – satuparagraf yang menjelaskan jumlah uang yang diperlukan serta bagaimana anda akan menggunakannya di masa yang akan datang.

Organisasi dan keahliannya – satu paragraf mencakup nama organisasi anda, sejarahnya, tujuannya, dan aktivitasnya. Berikanlah penekanan pada kapasitas organisasi anda sehubungan dengan proposal yang anda ajukan.

4. Pernyataan Kebutuhan

Ketika orang-orang lembaga dana sampai pada bagian ini, anda harus menyita perhatian mereka. Sekarang anda harus terus mempertahankan supaya mereka tetap tertarik membaca proposal anda. Pernyataan Kebutuhan menunjukkan fakta-fakta dan bukti-bukti yang mendukung kebutuhan proyek. Juga harus dapat menjelaskan bahwa organisasi anda memahami permasalahannya dengan baik serta dapat meyakinkan bahwa organisasi anda mampu menanganinya. Informasi yang dipakai untuk mendukung kasus bisa saja didapatkan dari pihak-pihak terkait di lapangan maupun dari pengalaman organisasi anda sendiri, bagian ini harus ringkas tetapi cukup persuasif. Ungkapkanlah fakta-fakta secara logis sehingga pembaca yakin bahwa fakta-fakta tersebut penting:

Tentukanlah fakta atau data statistik yang paling mendukung proyek anda. Masukkanlah data-data statistik yang akurat yang menekankan betapa pentingnya proyek tersebut. Tetapi jangan melebih-lebihkannya!
Berilah harapan pada pembaca. Jangan memperlihatkan bahwa permasalahan anda tampak tak bisa diselesaikan Beberkanlah fakta-fakta tetapi jangan memberi kesan seolah-olah fakta-fakta tersebut tidak bisa diatasi. Namun, harap diingat juga, janganlah anda terlalu memperlihatkan antusiasme yang berlebihan. Paparkanlah secara profesional dan realistis.
Pastikanlah apakah beralasan untuk menggambarkan kebutuhan tersebut sebagai hal yang harus segera dipenuhi.

5. Penjabaran Proyek

Bagian ini harus menjadi bagian terpenting dari proposal anda. Bagian ini harus mencantumkan hal-hal sebagai berikut:

Tujuan
Metode
Kepegawaian/ Administrasi
Evaluasi
Keberlanjutan

Tujuan: adalah hasil yang dapat diukur. Tujuan-tujuan program anda harus nyata, spesifik, terukur, dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu.

Metode: menjelaskan kegiatan-kegiatan khusus yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Mungkin akan lebih membantu jika bagian ini secara sederhana dibagi menjadi Bagaimana, Kapan, dan Mengapa.

Kepegawaian: dalam menjelaskan mengenai metode, anda tentunya harus menjelaskan juga mengenai orang-orang yang akan mengerjakan proyek tersebut. Anda harus menerangkan, dalam beberapa kalimat, jumlah orang yang akan terlibat dalam proyek, kualifikasi mereka serta tugas-tugas mereka. Perincian secara individu mengenai orang-orang yang terlibat dalam proyek dapat dicantumkan pada bagian ini maupun dalam lampiran. Jika anda adalah seorang sukarelawan dan kontrak anda akan segera habis selama proyek berlangsung, pastikanlah siapa yang akan menggantikan posisi anda di dalam proyek

Evaluasi: sangat penting untuk merancang evaluasi sebagai bagian dari proyek dan BUKAN menundanya sampai proyek selesai. Artinya anda harus membuat tujuan-tujuan yang terukur serta hasil-hasil yang dapat dicapai, apakah itu jumlah orang yang akan menghadiri kegiatan-kegiatan anda ataukah perubahan tingkah laku dalam menghadapi suatu masalah. Dengan mencantumkan rencana evaluasi dalam proposal anda, hal itu menunjukkan bahwa anda serius dengan tujuan-tujuan anda dan bahwa anda ingin mengetahui seberapa jauh keberhasilan yang anda raih. Evaluasi juga merupakan suatu alat manajemen yang akan membantu memperbaiki program organisasi.

Keberlanjutan: harap diingat bahwa anda harus menerangkan dengan jelas keberlangsungan proyek maupun organisasi anda secara finansial. Sebagian besar lembaga dana tidak ingin terikat secara permanen. Sebaliknya, mereka ingin anda buktikan beberapa hal berikut ini:

Bahwa proyek anda ada batasnya (lengkap dengan tanggal mulai dan berakhirnya proyek)
Bahwa proyek anda mendukung ‘capacity building’/peningkatan kapasitas (berkontribusi terhadap pemenuhan kebutuhan organisasi anda di masa depan dan/atau memungkinkan organisasi anda untuk mengembangkan pelayanan yang akan mendatangkan penghasilan);
Bahwa proyek anda akan membuat organisasi anda semakin menarik di mata lembaga donor lain di masa yang akan datang.

Disarikan dari buku: Buklet Penulisan Proposal (Buklet 2 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 7-11.