Bagaimana Menulis Proposal yang Baik?

Anda telah memutuskan untuk menggalang dana, dan sekarang anda harus menulis proposal yang efektif untuk memohon bantuan dana. Lalu, apa yang harus anda lakukan? Menulis surat ringkas? Mengetik beberapa baris kalimat lalu mengirimnya dengan pos? Jawabannya adalah ‘bukan itu semua’.

Jika anda ingin mendapat kesempatan mendapatkan dana melalui proposal, maka anda harus mengerjakannya dengan benar. Tetapi jangan khawatir-ini bukanlah ilmu tentang roket. Ini mudah, ada beberapa petunjuk untuk diikuti yang dapat membantu anda menulis proposal dengan mudah – petunjuk-petunjuk tersebut akan memberikan gambaran kepada anda tentang bagaimana anda mendapatkan dana yang akan berguna bagi perencanaan anda ke depan.

Apakah yang Dimaksud dengan Proposal?

Proposal adalah dokumen yang anda kirimkan kepada penyandang dana atau lembaga donor untuk dimintai dana atau dukungan lainnya bagi suatu proyek. Proposal dirancang untuk memberikan gambaran secara ringkas kepada penyandang dana tentang organisasi anda dan proyek yang ingin didanai. Mendapatkan dukungan dana adalah salah satu tugas yang paling penting dan paling sulit dilakukan oleh suatu organisasi. Proposal anda yang akan menentukan apakah permintaan anda berhasil atau gagal, sehingga anda harus membuatnya dengan benar.

Lembaga donor menerima banyak proposal permohonan, dari beberapa proposal yang diterima, ada ratusan proposal yang ditolak. Penolakan ini mempunyai berbagai macam alasan, maka anda harus yakin bahwa proposal anda layak untuk dipertimbangkan. Proposal anda seharusnya tidak hanya mengatakan apa yang anda rencanakan saja, tetapi juga mengapa proyek tersebut penting untuk dikerjakan dan mengapa lembaga donor perlu membantu anda.

Sebelum Anda Mulai

Ada hal penting yang harus diingat: penulisan proposal adalah 90% persiapan dan 10% penulisan. Ini karena sebelum anda duduk di depan komputer dan mengetik proposal, ada beberapa pekerjaan pokok yang harus anda kerjakan terlebih dahulu. Anda harus melakukan persiapan, persiapan, dan persiapan. Anda mungkin berpikir bahwa perencanaan, pembahasan, penganggaran dana, berpikir ulang, perencanaan ulang, dan penganggaran ulang menghabiskan banyak waktu, tetapi tanpa melakukan hal-hal tersebut, anda berisiko besar untuk gagal.

• Hal pertama yang harus anda lakukan adalah merencanakan sebelumnya. Salah satu alasan mengapa banyak proposal permohonan gagal adalah karena proposal permohonan tersebut terlambat dikirimkan. Pengajuan permintaan dana seharusnya dipikirkan jauh-jauh hari sebelum anda membutuhkan dana itu. Mencari uang untuk mengeluarkan anda dari situasi keuangan yang terjepit adalah bentuk penggalangan dana yang paling sulit dilakukan!
• Kenalilah organisasi-organisasi yang memberi dana untuk mendukung masalah-masalah tertentu (misalnya: pendidikan anak, kemiskinan, dan lain-lain). Penting bagi anda untuk mengetahui kepada siapa anda mengirim proposal dan bidang apa sajakah yang menarik bagi mereka.
• Setelah anda mengidentifikasi organisasi-organisasi tersebut, kumpulkanlah informasi mengenai besaran dana yang biasa mereka berikan, berapa banyak dana yang mereka berikan dalam satu tahun serta bagaimana siklus dana mereka (beberapa lembaga dana mungkin hanya mengadakan pertemuan setiap kuartal sekali untuk mempertimbangkan proposal permohonan yang masuk dan dengan demikian proposal-proposal tersebut harus sudah masuk sebulan sebelumnya). Hal ini akan menghemat waktu anda dan juga menyelamatkan anda dari rasa malu. Daripada anda mengirim proposal kepada lembaga dana yang tidak tertarik pada bidang anda atau yang telah mendanai organisasi anda. Melalui pembuatan proposal tanpa pendekatan kepada lembaga dana akan menyia-nyiakan waktu serta usaha anda.
• Setelah anda memiliki lembaga donor, anda harus mendapatkan laporan tahunan mereka, petunjuk pemberian dana serta informasi lain yang dapat membantu anda dalam mengajukan permohonan dana. Setelah mengetahui jumlah dana yang anda butuhkan, periksalah apakah jumlah tersebut masuk dalam kriteria mereka. Hal ini akan membantu anda dalam menentukan seberapa besar porsi dana yang diperlukan bagi proyek anda yang bisa didapat dari lembaga donor.
• Perlu juga anda ketahui kapan akhir tahun anggaran di negara asal lembaga donor. Jika, misalnya, tahun anggaran berakhir pada bulan April, maka proposal anda harus sudah masuk pada bulan Maret sehingga bisa dipertimbangkan dalam perencanaan anggaran mereka. Jangan menunggu sampai batas waktu akhir tahun anggaran, karena pada saat itu dana sudah dianggarkan.
• Jika anda sudah mengetahui batas tanggal proposal, perkirakanlah waktu yang tersedia sehingga anda bisa merencanakan waktu yang tepat untuk melengkapi rancangan pertama, penyuntingan, pemeriksaan tulisan, pencetakan, penjilidan, dan lain-lain.
• Pilihlah orang yang tepat dikirim proposal. Tulislah namanya dengan benar! Kerjakanlah hal ini sebelum anda mengirim proposal sehingga anda memiliki kesempatan untuk mengetahui jika orang yang bersangkutan telah keluar.

Setelah anda selesai melakukan penyelidikan tentang lembaga donor, jangan mengubah pikiran anda tentang tujuan penggunaan dana tersebut. Keterampilan untuk menulis proposal dengan baik, dan tepat sasaran adalah bagaimana menemukan hubungan antara proposal anda dengan fokus lembaga donor. Tidak harus tepat betul, yang diperlukan hanyalah mengenali keterkaitannya. Hal ini memerlukan keterampilan dan analisis. Harus diingat bahwa lembaga donor ingin dilihat sebagai fasilitator bagi gagasan-gagasan bagus. Mungkin anda mempunyai gagasan yang berlawanan, tetapi jika anda bisa menyampaikan tanpa menyinggung perasaan lembaga donor, maka mereka akan tertarik.

Format Seperti Apakah yang Sesuai untuk Proposal Anda?

Hal yang paling mudah dilakukan adalah menghubungi lembaga donor dan BERTANYA proposal seperti apakah yang mereka sukai. Mungkin mereka lebih suka surat sederhana, tetapi mungkin juga mereka ingin dokumen yang panjang. Mungkin mereka bisa mempermudah anda dengan memberikan petunjuk yang telah disiapkan mengenai hal-hal yang ingin anda ketahui tentang bagaimana menyiapkan dan memasukkan proposal anda lengkap dengan batas waktunya. Beberapa lembaga donor bahkan memiliki formulir proposal yang harus anda lengkapi, dengan demikian mereka mendapatkan segala informasi yang mereka inginkan dalam format yang benar.

Disarikan dari buku: Buklet Penulisan Proposal (Buklet 2 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 1-4.